Wie organisieren Freelancer ihr Business? Tipps zum Auftragsmanagement

Was ist Auftragsmanagement?

Gerade in der Anfangszeit Ihres Business haben Sie sich vermutlich um die meisten Dinge selbst gekümmert. Das funktioniert nur mit viel Struktur und Organisation – die Fähigkeiten, die Sie sich in dieser Zeit aneignen, helfen Ihnen auch später, Ihren beruflichen Alltag zu bewältigen.

Der Begriff „Auftragsmanagement“ bezieht sich vorrangig auf den Vorgang der Auftragserfassung, also die Verfolgung des Auftrags und dessen Erfüllung. Im Artikel fassen wir den Begriff noch etwas weiter, denn zu gutem Auftragsmanagement gehört noch mehr. Abgesehen vom reinen Management der Aufträge beziehen wir daher die zeitliche Organisation sowie die Kommunikation mit den Auftraggeberinnen und Auftraggebern mit ein.

Was gehört zum Auftragsmanagement?

Korrektes Auftragsmanagement umfasst viele unterschiedliche Aspekte. Zusammengenommen sorgen sie dafür, dass Ihr Business reibungslos funktioniert, Ihre Kundschaft zufrieden ist und Folgeaufträge entstehen.

Doch nicht nur Ihren Auftraggeberinnen und Auftraggebern kommt vernünftiges Auftragsmanagement zugute: Denn wer organisiert arbeitet, setzt Ressourcen sinnvoll ein und konzentriert sich auf das, was wirklich wichtig ist, anstatt sich zu verzetteln.

Organisation ist alles

Auftragsmanagement bedeutet vor allem Folgendes: Struktur und Ordnung. Das beginnt direkt bei der Dokumentation Ihrer Aufträge. Halten Sie diese schriftlich fest mit Datum, Nummer und Name der Kundin beziehungsweise des Kunden.

Hinterlegen Sie zusätzlich noch eine Auftragsbeschreibung samt Auftragswert sowie das Rechnungsdatum. So haben Sie alle wichtigen Eckpunkte zu Ihren Aufträgen stets im Blick. Kommt ein neues Projekt dazu, können Sie die Liste fortlaufend aktualisieren.

Da Aufträge nicht nur Geld, sondern auch jede Menge Papierkram bringen, ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Lagern Sie deshalb Dokumente in einen separaten Bereich aus, der ausschließlich diesen Papieren vorbehalten ist oder digitalisieren Sie diese Dokumente direkt.

Damit das reibungslos und unkompliziert klappt, gibt es nützliche Programme wie zum Beispiel den CamScanner. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick und wissen sofort, wo Sie welches Dokument finden. Denken außerdem daran, Unterlagen mit sensiblen Daten sicher aufzubewahren. Falls Sie digitale Angebote nutzen, achten Sie darauf, dass diese sich an die geltenden Datenschutzgesetze halten und die Sicherheit der Daten gewährleisten, die Sie ihnen anvertrauen.

Realistische Termine

Ein neuer Auftrag ist grundsätzlich eine gute Sache. Das wird er aber nur bleiben, wenn Sie ihn sinnvoll in die Zeitplanung der anderen Projekte integrieren.

Egal, ob Sie Aufträge analog oder digital dokumentieren: Halten Sie die Dokumentation unbedingt aktuell, sonst entsteht schnell Chaos, das Stresslevel steigt und die Arbeit leidet darunter. Ihre Auftraggebenden wollen verständlicherweise, dass ihre Projekte am besten gestern erledigt werden. Hier ist es an Ihnen, einen realistischen Zeitrahmen festzulegen, um den Auftrag ordentlich erfüllen zu können. Dafür sollten Sie Folgendes festlegen:

• Die durchschnittliche Dauer für jeden Ihre Arbeitsschritte
• Zeiten für die Zusammenarbeit mit Dienstleisterinnen und Dienstleister
• Zeitpunkte, an denen Ihre Auftraggeberinnen und Auftraggeber Material bereitstellen müssen
• Pufferzeiten

Planen Sie diese Zeiten ruhig etwas großzügiger. Eine frühere Abgabe ist für alle Beteiligten immer eine angenehme Überraschung, eine gerissene Deadline eher nicht. Die meisten Freelancer sehen sich als Einzelkämpferinnen oder Einzelkämpfer, die alles allein erledigen. Doch – sofern es Ihre finanziellen Mittel zulassen – kann es sinnvoll sein, sich externe Hilfe zu holen.

Zum einen, wenn Sie in Ihrem Netzwerk andere Freelancer kennen, die Sie bei bestimmten Teilaufgaben eines Projektes unterstützen können oder auch, wenn es um buchhalterische Aufgaben geht. Diese auszulagern kann langfristig eine enorme Zeitersparnis sein.

Kundenkommunikation: Automatisiert, aber menschlich

Doch neben guter Organisation spielt auch der zwischenmenschliche Aspekt beim Management von Aufträgen eine wichtige Rolle. Denn Ihr Business ist nichts ohne Kundinnen und Kunden. Daher sollte sich die Kommunikation mit Auftraggeberinnen und Auftraggebern nicht nur auf den Beginn und das Ende der Zusammenarbeit beschränken.

Um nicht nur Ihre Projekte, sondern auch die Korrespondenz mit Ihrer Kundschaft im Blick zu behalten, sollten Sie deren Betreuung ein Stück weit automatisieren. Der Kundenservice bei exali arbeitet zum Beispiel mit einem eigenen CRM-System, in dem die einzelnen Kundenanliegen mitsamt aktuellem Bearbeitungsstatus genau in einem Dashboard aufgelistet sind.

Es gibt mittlerweile einige gute Tools, die Sie bei der Kommunikation und dem Nachhalten von Terminen unterstützen können wie beispielsweise Meetergo, dass die Terminplanung auch mit einigen Funktionen eines klassischen CRM-Systems verbindet.

Nein sagen

Aufträge halten Ihr Business am Leben. Also je mehr, desto besser, oder? Das stimmt leider nicht. Denn es nützt weder Ihnen noch Ihren Kundinnen und Kunden, wenn Sie sich mehr Arbeit aufhalsen, als Sie tatsächlich leisten können.

Erhalten Sie eine Anfrage, die Sie in absehbarer Zeit nicht ordentlich bearbeiten können, da Sie ausgebucht sind, kann folgende Vorgehensweise helfen: Bedanken Sie sich für das Interesse an Ihrem Angebot und lehnen Sie anschließend höflich ab.

Bleiben Sie dabei ehrlich und verstricken Sie sich nicht in irgendwelchen halbgaren Ausreden – Ihre Kundschaft wird das zu schätzen wissen. Kommunizieren Sie genauso, wenn Sie wieder für neue Aufträge verfügbar sind. Alternativ können Sie Interessierte auch an eine Kollegin oder einen Kollegen aus Ihrem Netzwerk weiterverweisen. Die werden diesen Gefallen bei Gelegenheit sicher gern erwidern.

Welche Tools gibt es für Ihr Auftragsmanagement?

Auftragsmanagement ist eine komplexe Sache, bei der Sie viele Dinge gleichzeitig im Auge behalten müssen. Hier kommt Ihnen die Digitalisierung zugute, denn inzwischen existieren zahlreiche Tools, die Ihnen den Überblick über Termine und To Do’s ermöglichen.

• Termine
  Hier können Sie aus einer großen Angebotspalette auswählen, vom klassischen Google Kalender über Microsoft Outlook bis hin zu Calendly, das anderen direkt mehrere Terminvorschläge aufgrund Ihrer Kalenderverfügbarkeit zusendet.
• Projektmanagement
  Zu einem vernünftigen Auftragsmanagement gehört zu wissen, wann in Ihren Projekten was zu tun ist. Die exali Redaktion verwendet dafür gern Asana, um die vielen verschiedenen Contentformate und Projekte zu koordinieren. Mögen Sie es visueller, wird Ihnen als Alternative Trello gute Dienste leisten. Geht es bei Ihren Projekten ganz besonders komplex und mehrstufig zu, dann hilft Ihnen eine Lösung wie Basecamp.
• Kommunikation
  Kommunikation ist bekanntlich alles, gerade wenn Sie als Selbständige oder Selbständiger auf regelmäßige Aufträge angewiesen sind. Auch in diesem Bereich können Sie es sich mit technischer Unterstützung etwas leichter machen. Boomerang beispielsweise bietet Hilfe bei der E-Mail-Kommunikation, indem es den sinnvollsten Versandzeitpunkt einer Mail plant.
  
  Am Wochenende ein wenig zu erledigen ist ja schön und gut, aber Ihre Kundschaft soll nicht denken, Sie wären auch in Ihrer freien Zeit ständig für sie verfügbar. Befinden Sie sich noch in der Anfangsphase eines Projekts und sind auf der Suche nach der passenden Ansprechpartnerin oder dem passenden Ansprechpartner? Dann nutzen Sie doch am besten einen E-Mail-Finder wie Hunter.io oder VoilaNorbert.
• Angebotserstellung
  Meldet jemand Interesse an Ihrer Dienstleistung an, erstellen Sie ihm normalerweise ein Angebot. Proposify bietet hierfür schicke Vorlagen und verschiedene Bausteine, die Sie immer wieder verwenden können – das sieht nicht nur schön aus, sondern spart auch jede Menge Zeit. Ist das Dasein als Freelancer noch neu für Sie, hilft Prospero nicht nur bei der Angebotserstellung, sondern sogar bei der Preisfindung.

Welche Vorteile bietet Auftragsmanagement für Ihr Business?

Das Akquirieren von Aufträgen genügt nicht für ein erfolgreiches Business, Sie müssen sie auch vernünftig managen. Doch mit ein wenig Unterstützung und den passenden Tools können Sie diese komplexe Aufgabe so gestalten, dass Sie Ihre Projekte erfolgreich abschließen, neue Kundinnen und Kunden gewinnen und bestehende Auftraggeberinnen und Auftraggeber immer wieder zu Ihnen zurückkehren.