Was hilft wirklich gegen Aufschieben? Ursachen, Tipps und Strategien

Was ist kalkuliertes Aufschieben?

Es gibt immer Aufgaben, die man lieber erledigt als andere. Oft ertappen wir uns dabei, wie wir das Erledigen dieser weniger geliebten Aufgaben zugunsten anderer nach hinten schieben (Stichwort: Aufschieberitis). Was manchmal auch dazu führt, dass aus einer verschobenen Aufgabe ein Berg von vielen wird, den Sie dann innerhalb von einem Tag abarbeiten, um sich so nur einmal mit den unbeliebten Dingen beschäftigen zu müssen.

Diese Strategie heißt „kalkuliertes Aufschieben“ – denn Sie entscheiden sich bewusst dazu, Aufgaben gebündelt abzuarbeiten, statt sich sofort um jede einzelne zu kümmern. Natürlich funktioniert das nicht für jede Aufgabe – schon gar nicht, wenn es um Einzelaufgaben innerhalb eines Projektes mit unterschiedlicher Komplexität und verschiedenen Deadlines geht.

Daher lohnt sich „kalkuliertes Aufschieben“ meist für administrative Aufgaben – wie zum Beispiels die Überarbeitung von Compliance Unterlagen oder das Update eines BCP-Plans. Vielen tut dieser einberechnete Stress ab und zu recht gut. Unter Druck arbeiten manche Menschen einfach besser.

Ist Aufschieben dasselbe wie Prokrastination?

Die gelegentliche „Aufschieberitis“ – selbst wenn es regelmäßig erfolgt – von weniger geliebten Aufgaben ist in der Regel kein Problem. Wir sind alle nur Menschen und manchmal braucht es auch einen kleinen Berg als Motivation, diese unbeliebteren Aufgaben zu erledigen.

Inzwischen hat es sich eingebürgert, den Begriff „Prokrastination“ als generelles Synonym für das Aufschieben von Tätigkeiten oder Aufgaben zu verwenden. Das ist problematisch. Denn Prokrastination beschreibt ein krankhaftes Verhalten, das mit einem großen Leidensdruck für die Betroffenen einhergeht.

Was ist Prokrastination?

Prokrastination ist der wissenschaftliche Fachbegriff für pathologisches Aufschieben. Letzteres ist entscheidend – wer ab und an mal etwas aufschiebt und deshalb in Stress gerät, prokrastiniert nicht.

Wenn aus gelegentlichem Aufschieben aber ein krankhaftes Verhalten wird, bei dem Sie grundsätzlich vor einem scheinbar niemals kleiner werdenden Berg an Aufgaben stehen und das nicht nur beruflich, sondern auch privat, dann könnte es sich um Prokrastination handeln. Die Prokrastinationsambulanz der Universität Münster beschreibt das folgendermaßen:

„Ab wann Aufschieben ein Problem darstellt, das behandelt werden sollte, lässt sich nicht grundsätzlich festlegen. Eine Schwelle dafür verläuft für jede Person dort, wo das Aufschieben zu Leiden und zu Beeinträchtigungen im Studium, Beruf oder anderen Lebensbereichen führt.“

Wie bei vielen pathologischen Verhaltensweisen fängt der Weg zur Prokrastination aber auch irgendwo an. Dabei gibt es einige Faktoren, die das Ganze begünstigen:

• Probleme beim Setzen von Prioritäten
• Konzentrationsprobleme
• Schlechtes beziehungsweise unrealistisches Zeitmanagement
• Unrealistische Zielsetzungen
• Fehleinschätzung der Aufgaben, was Umfang und die benötigte Zeit betrifft oder falsches Einschätzen der eigenen Anstrengungsbereitschaft und Leistungsfähigkeit
• Schwierigkeiten, zeitliche Ressourcen in Berufs- und Privatleben eigenverantwortlich sinnvoll einzuteilen
• Versagensängste oder Angst vor Kritik
• Abneigung gegen die Aufgaben

Was hilft gegen Aufschieben?

„Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen“, so ein Sprichwort. Kalkuliertes Aufschieben kann durchaus in Ordnung sein – selbst dann, wenn mal etwas Unvorhergesehenes daherkommt und die Kalkulation etwas durcheinanderbringt.

Gerade in der Gründungsphase ist etwas Chaos fast normal und gearbeitet wird ohnehin selbst und ständig. Problematisch wird das Aufschieben aber, wenn Sie grundsätzlich vor der eingangs erwähnten Kette voller unerledigter Aufgaben stehen.

Damit es erst gar nicht so weit kommt, finden Sie hier ein paar Strategien und Tipps, die dabei helfen, das Aufschieben auf einem geringen Niveau zu halten.

#1: Zerkleinern Sie Aufgaben in einzelne Schritte

Gerade größere Projekte bestehen oft aus vielen kleinen zu erledigenden Aufgaben. Statt das gesamte Projekt auf Ihre To-do-Liste zu schreiben, zerkleinern Sie es in einzelne Aufgaben, die es nach und nach zu erledigen gilt. Wie klein – oder groß – Sie diese Aufgaben gestalten wollen, bleibt Ihnen überlassen.

Ein Tool, das sich hierfür übrigens sehr gut eignet, ist Asana – auch in der kostenlosen Version können Sie damit Projekte mit Unteraufgaben erstellen und bekommen täglich eine Übersicht per E-Mail, welche Aufgaben für heute anstehen. Damit arbeiten Sie ein Projekt schrittweise ab und können alle Tasks festhalten – inklusive Termine für Kundengespräche oder Rechnungen schreiben.

#2 Lernen Sie zu Delegieren

Gerade Gründende, Solo-Selbständige und Freelancer tendieren dazu, alles selbst erledigen zu wollen. Fakt ist: Nicht alle können alles gleich gut – es hat einen Grund, warum es Steuerberatung und Buchhaltung gibt.

Statt sich mit Aufgaben abzumühen, die Sie nicht nur viel Überwindung, sondern auch viel Zeit kosten, ist es sinnvoll, sich für diese Aufgaben entweder externe Expertise zu suchen oder jemanden einzustellen. Alternativ gibt es mittlerweile auch gute Software-Lösungen, die Sie beim Thema Steuerberatung und Buchhaltung unterstützen können, wie zum Beispiel Kontist.

#3 Nutzen Sie die Pomodoro-Technik

Diese Technik eignet sich besonders für diejenigen, die Probleme mit der Konzentration und dem Zeitmanagement haben. Dabei teilen Sie Aufgabenschritte in kurze Arbeitsintervalle ein. In der Praxis funktioniert das so:

1. Sie suchen sich eine Aufgabe und halten kurz schriftlich fest, was zu erledigen ist.

2. Dann stellen Sie einen Wecker auf 25 Minuten, in denen Sie konzentriert arbeiten.

3. Nach Ablauf der 25 Minuten machen Sie eine kurze Pause (5 Minuten) und starten dann mit einem neuen 25-Minuten-Intervall.

4. Nach vier Intervallen legen Sie eine längere Pause (10 bis 20 Minuten) ein. Nach vier Intervallen machen Sie eine längere Pause (10 bis 20 Minuten).

#4 Belohnen Sie sich

Feiern Sie auch die kleinen Erfolge! Sie haben eine Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste erledigt? Dann belohnen Sie sich doch mit einer kurzen Pause und genießen eine Tasse Kaffee oder Tee. Sie haben eine besonders schwierige oder umfangreiche Aufgabe gelöst?

Dann gönn Sie sich doch zur Belohnung ein Stück Kuchen oder einen Spaziergang, je nach Präferenz. Nachdem Abschluss eines großen Projektes können Sie sich auch mal einen frühen Feierabend genehmigen. Solche kleinen, aber kontinuierlichen Belohnungen motivieren und helfen dabei, auch ungeliebte Aufgaben anzugehen.

#5 Tauschen Sie sich aus

Die Wichtigkeit des Austausches mit anderen Freelancern, Selbständigen, Unternehmerinnen oder Unternehmern wird leider immer wieder unterschätzt. Die meisten Herausforderungen, vor denen Sie mit Ihrem Business stehen, kennen andere ebenfalls – vielleicht nicht auf die gleiche Art oder aus dem gleichen Grund, aber dennoch ähnlich genug.

Suchen Sie sich Networking-Events für Ihre Branche in der Umgebung – und sei es nur ein Event pro Jahr, auf dem Sie sich mit anderen Selbständigen austauschen können. Unter Umständen kommen so auch Kooperationen zustande, die Ihr Business voranbringen.

Wie wird Aufschieben nicht ungesund?

Kontrolliertes oder auch einkalkuliertes Aufschieben von bestimmten Aufgaben ist vollkommen legitim. Einen halben oder sogar ganzen Tag in der Woche zum „Rechnungstag“ oder „Buchhaltungstag“ zu erklären, gibt Ihnen auch selbst mehr Planungssicherheit. Denn Sie haben sich selbst einen fixen Termin gesetzt und können nun die restlichen Aufgaben darum herum verteilen.

Wichtig ist, dass das Aufschieben auch kalkulierbar bleibt. Wer dagegen generell Probleme mit dem Zeitmanagement, der Konzentration oder der Motivation hat, tut gut daran, frühzeitig Strategien zu entwickeln, um dem Aufschieben entgegenzuwirken. Gerade das Verkleinern der Aufgaben oder Arbeitsmodelle wie die Pomodoro-Technik können Sie dabei gut unterstützen.