Wie führen Selbständige ein Jahresgespräch mit Mitarbeitenden?

Wie bereiten Sie sich auf das Jahresgespräch vor?

Ein gelungenes Jahresgespräch ist sowohl für Ihre Mitarbeitenden als auch für Sie selbst wichtig. Nehmen Sie sich daher Zeit für eine umfassende Vorbereitung.

Planen Sie ausreichend Zeit für alle Mitarbeitenden ein, um alle Themen in Ruhe zu besprechen. Abhängig davon, wie viele Menschen Sie beschäftigen, können sich diese Gespräche auch über Wochen hinweg ziehen – Organisation ist also alles.

Am besten legen Sie einen standardisierten Ablauf fest. Eine Protokollvorlage führt alle Beteiligten durch das Gespräch und senkt die Gefahr, wichtige Punkte zu vergessen. Daher sollten Sie diesen Ablaufplan im Vorfeld natürlich auch Ihren Mitarbeitenden zukommen lassen und ihnen die Termine für das Jahresgespräch so früh wie möglich mitteilen. So können diese sich ebenfalls vorbereiten.

Wenn Sie diese Basics erledigt haben, bereiten Sie sich individuell auf Ihre Mitarbeitenden vor. Dazu können Sie sich folgende Fragen stellen:

• Welche Position hat die Person im Unternehmen inne?
• Wie lief das letzte Jahr? Was lief gut? Was hat Ihnen weniger gefallen?
• Wo sehen Sie den Mitarbeitenden im kommenden Jahr?

Beschäftigen Sie sich eingehend mit Ihren Mitarbeitenden. Je mehr Sie wissen, desto fundierter Ihr Feedback.

Wie führen Sie ein Jahresgespräch?

Vorwürfe, Anschuldigungen oder ein lauter Ton haben im Jahresgespräch nichts zu suchen. Sorgen Sie stattdessen für eine angenehme Gesprächsatmosphäre – sonst werden Ihre Mitarbeitenden sich nicht öffnen.

Versetzen Sie sich bestmöglich in Ihr Gegenüber, indem Sie Interesse an ihm und seiner Arbeit zeigen. Lassen Sie ihn oder sie zuerst erzählen. Das baut Nervosität ab und Sie erhalten erste Eindrücke, wie die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter das Jahr empfunden hat. Das gibt gute Anhaltspunkte für den weiteren Gesprächsverlauf.

Erkundigen Sie sich, ob es Probleme gab, wo die Ursachen liegen und wie sie diese gemeinsam beseitigen können. Fühlt sich die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter überfordert? Dann kann eine Fortbildung helfen, Aufgaben besser zu meistern. Wie steht es um das Arbeitsklima? Als Führungskraft erfährt man oft zuletzt von Konflikten in der Belegschaft.

Nutzen Sie das Gespräch auch als Gelegenheit, selbstkritisch zu sein. Die Mitarbeitenden müssen aussprechen dürfen, was sie in der Zusammenarbeit mit Ihnen stört. Sehen Sie Kritik nicht als persönlichen Angriff, sondern als Gelegenheit zur Verbesserung.

Wie setzen Sie Ziele im Jahresgespräch?

Ein Teil des Jahresgesprächs dreht sich darum, ob die Mitarbeitenden die gesetzten Ziele aus dem Vorjahr erreicht haben. Schauen Sie gemeinsam, was Sie vereinbart haben, was erreicht wurde und welche Punkte noch offen sind.

Im letzten Fall überlegen Sie gemeinsam, was die Zielerreichung verhindert hat und was nötig ist, damit Ihre Mitarbeiterin oder Ihr Mitarbeiter das Ziel doch noch erreichen kann. Was kann sie oder er selbst verbessern? Was können Sie als Führungskraft beisteuern?

• Anschließend legen Sie gemeinsam Ziele für das neue Jahr fest:
• Welche Fähigkeiten sollen die Mitarbeitenden verbessern?
• Was funktioniert schon sehr gut? Was ist ausbaufähig?
• Welche Projekte müssen umgesetzt und welche Zahlen erreicht werden?

Formulieren Sie Ziele möglichst präzise und konkret. Bleiben Sie dabei aber realistisch und gestalten Sie jeden Punkt messbar. Anstatt zu sagen „Sie müssen Ihr Englisch verbessern“ legen Sie lieber fest: „Das Ziel ist es, dass Sie ihr Englisch soweit verbessern, dass Sie unsere Kundschaft am Telefon auch auf Englisch beraten können.“

Stehen die Ziele für das neue Jahr, halten Sie alles schriftlich fest. Beide Parteien sollten das Protokoll unterschreiben – so wird die Vereinbarung verbindlich und alle Beteiligten wissen jederzeit, worauf es ankommt. Händigen Sie Ihren Mitarbeitenden eine Kopie des Protokolls aus, sodass sie alles noch einmal in Ruhe prüfen können, bevor Sie zustimmen.

Wie gelingt eine vertrauensvolle Feedbackkultur?

Ein Jahresgespräch ist Vertrauenssache. Deshalb sollten vertrauliche Informationen auch im Kreise der Teilnehmenden bleiben. Halten Sie Zusagen immer ein und bieten Sie Mitarbeitenden die Möglichkeit, auch während des Jahres Feedback bei Ihnen einzuholen. So können sie prüfen, ob sie auf dem richtigen Weg sind oder ob es noch Verbesserungsbedarf gibt.

Halten Sie außerdem die Möglichkeit offen, Ziele im Jahresverlauf zu korrigieren. Das kann etwa dann sinnvoll sein, wenn ein Projekt aus Kostengründen eingestampft wird. In so einem Fall sollten Mitarbeitende die Option haben, ein neues Ziel zu definieren.

Checklisten zur Vorbereitung der Mitarbeitergespräche

Auf der Website des Instituts für Psychologie-Transfer (ITP) finden Sie zwei Checklisten, die bei der Vorbereitung der Mitarbeitergespräche helfen. Die erste Checkliste dient der emotionalen Vorbereitung des Gesprächs:

• Welche Persönlichkeit hat die oder der Mitarbeitende?
• Wie ausgeprägt ist die Bereitschaft zur Selbstkritik?
• Wie ist Ihr Verhältnis zur/zum Mitarbeitenden?
• Wie wird sich die Person fühlen, wenn sie zum Jahresgespräch kommt?
• Wie empfinden Sie die Zusammenarbeit?
• Wie empfinden Mitarbeitende die Zusammenarbeit mit Ihnen?
• Wie schnell können Sie bei der oder dem betreffenden Mitarbeitenden zum Thema kommen? Hilft Smalltalk oder ein Eisbrecher-Thema?

Selbstverständlich sollten Sie das Gespräch auch auf inhaltlicher Ebene vorbereiten:

• Was wollen Sie primär mit diesem Gespräch erreichen?
• Wann haben Sie das letzte Mitarbeitergespräch geführt?
• Wie hat sich die oder der Mitarbeitende seit dem letzten Gespräch entwickelt?
• Wie ist der Leistungsstand der Person?
• Wie ist die beziehungsweise der Mitarbeitende im Team und abteilungsübergreifend integriert?
• Inwieweit wurden die vereinbarten Ziele erreicht?
• Welche Ursachen gab es für Erfolg oder Misserfolg?
• Wie schätzen Sie den Weiterbildungsbedarf des oder der Mitarbeitenden ein?
• Wie zufrieden ist die oder der Mitarbeitende vermutlich mit der aktuellen Situation?
• Welche konkreten Entwicklungsmaßnahmen wollen Sie besprechen?
• Welche neuen Ziele wollen Sie vereinbaren?
• Hat die oder der Mitarbeitende schon im Vorfeld Ziele, Wünsche oder Interessen geäußert?
• Welche Ideen, Kritik oder Vorschläge erwarten Sie?

Von einem gut vorbereiteten Jahresgespräch profitieren alle: Ihre Mitarbeitenden, Sie selbst und damit auch Ihr Unternehmen.