Geschäftsführer: Aufgaben und Haftungsrisiken auf einen Blick

Schön im Chefsessel fläzen, den teuren Dienstwagen ausführen und keiner, der einem reinredet – so stellen sich viele das Leben eines Geschäftsführers einer GmbH vor. In der Praxis sieht sein Arbeitsalltag anders aus: Hohe Verantwortung und viele Aufgaben, die erledigt werden müssen. Nicht zu vergessen sind die Risiken! Aber welche sind das? Und wie gelingt der Aufstieg zum Leiter eines Unternehmens? Jetzt gibt’s einen Überblick über die wichtigsten Fakten und Pflichten der Mammutaufgabe „Geschäftsführung“.

So werden Sie Geschäftsführer – Voraussetzungen und Eigenschaften

Durchsetzungsvermögen, Flexibilität, Eigeninitiative sowie Disziplin, Zielorientierung, Pflichtbewusstsein, Internationalität und eine hohe Sozialkompetenz machen einen guten Geschäftsführer aus. Neben den persönlichen Eigenschaften gibt es allerdings noch weitere Regeln für die Position des Geschäftsführers:

Der Geschäftsführer muss eine natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person sein.
Gesellschafter, außenstehender Dritter oder Angestellter der GmbH als Geschäftsführer? Kein Problem!
Die Staatsangehörigkeit spielt keine Rolle.
Der Wohnsitz muss nicht zwangsweise in Deutschland sein, eine gültige Aufenthaltsgenehmigung ist in der Regel Voraussetzung.
Die Frage nach der Sozialversicherungspflicht (da die Grenzen zwischen selbständiger und abhängiger Beschäftigung bei Gesellschafter-Geschäftsführern sehr fließend sind) lässt sich durch ein Statusfeststellungsverfahren klären.
Um die Geschäftsführerbestellung kümmert sich die Gesellschafterversammlung.
Das Verhältnis zwischen Geschäftsführer und GmbH wird mittels Anstellungsvertrag geregelt.

Info: Durch die Bestellung wird der Geschäftsführer als Organ der GmbH bevollmächtigt, für die GmbH zu handeln. Dies erfolgt durch den Gesellschaftsvertrag oder durch den Beschluss der Gesellschafterversammlung. Die Geschäftsführerbestellung wird ins Handelsregister eingetragen und entfaltet damit Außenwirkung. Die Bestellung ist zwingend erforderlich.

Die Anstellung bezeichnet das Vertragsverhältnis zwischen der GmbH und dem Geschäftsführer. Das Anstellungsverhältnis besteht somit unabhängig von der Geschäftsführerbestellung. Der Anstellungsvertrag hält die Aufgaben und Pflichten des Geschäftsführers sowie Regelungen unter anderem zu Arbeitszeit und Vergütung fest. Dieser muss nicht schriftlich geschlossen werden und ist nicht zwingend erforderlich.

Der Arbeitsalltag: Die Aufgaben und Pflichten eines Geschäftsführers

Was beim Weg an die Spitze einer GmbH beachtet werden muss, ist nun geklärt. Aber wie gestaltet sich der Arbeitsalltag eines Geschäftsführers? Was sind seine Aufgaben und welchen Pflichten muss er nachkommen? Fakt ist: Jeder Geschäftsführer unterliegt gesetzlich festgelegten (Sorgfalts-)Pflichten.

An erster Stelle steht die organschaftliche Vertretung der GmbH. Der Geschäftsführer ist verpflichtet, das Business seiner Gesellschaft zu vertreten, zu pflegen und dafür zu sorgen, dass alles glattläuft. In der Praxis sieht das wie folgt aus:

Verantwortung für die ordnungsgemäße Organisation der Gesellschaft (z. B. durch Aufstellung des Jahresabschluss, Bewahrung des Stammkapitals vor verbotenen Auszahlungen etc.)
Kontrolle der Einhaltung der allgemeinen und speziellen Anordnungen (Compliance)
Treuepflicht (Vermeiden von Interessenskonflikten, Wettbewerbsverbot während der Amtszeit etc.)
Einberufung der und Teilnahme an der Gesellschafterversammlung (z. B. bei Satzungsänderungen, bei Feststellung des Jahresabschluss oder bei ungewöhnlichen Geschäften mit hohem Risiko)
Ständige Beobachtung von Liquidität und Verschuldung sowie Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Buchführung
Sorgfältige schriftliche Dokumentation der GmbH-Tätigkeiten
Unverzügliche Auskunfts- und Informationspflicht über Gesellschaftsangelegenheiten
Sorgfältige Vorbereitung geschäftlicher und unternehmerischer Entscheidungen
Risikomanagement
Arbeitnehmerschutz
Insolvenzantragspflicht

Haftungsrisiken: In diesen Fällen haftet der Geschäftsführer

Bei so vielen Pflichten und Regeln für die Aufgabe eines Geschäftsführers ist die nächste Haftungsfalle nicht weit..

An dieser Stelle wird’s kompliziert: Denn bei der Geschäftsführerhaftung wird prinzipiell zwischen zwei Fällen unterschieden. In Fall Nummer Eins haftet der Geschäftsführer gegenüber der Gesellschaft und den Gesellschaftern im Innenverhältnis. Fall Nummer Zwei bezieht sich auf das Außenverhältnis, bei welchem der Geschäftsführer gegenüber Dritten, also Kunden oder Auftraggebern, haftet.

Innenhaftung eines Geschäftsführers

Handelt der Geschäftsführer in den Angelegenheiten der GmbH, hat er im Sinne von § 43 Abs. 1 GmbHG „die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden“. Er muss zum einen die oben genannten gesetzlichen Pflichten (z. B. Informationspflicht oder Pflicht zur sorgfältigen Dokumentation) einhalten und zum anderen Entscheidungen treffen, sodass sie als objektiv richtig eingestuft werden können. Beachtet er diese Grundsätze nicht, kann die Gesellschaft Schadenersatzansprüche gegen ihn erheben. In der Praxis betreffen mehr als zwei Drittel aller Ansprüche bei größeren Unternehmen die Innenhaftung.

Außenhaftung eines Geschäftsführers

Für Schadenersatzansprüche, die von Dritten (z. B. Kunden oder Auftraggebern) gegenüber der GmbH erhoben werden, haftet in den meisten Fällen die Gesellschaft mit ihrem Vermögen. In einigen Fällen kommt jedoch explizit eine persönliche Haftung des Geschäftsführers in Betracht. Diese Fälle werden auch als „Durchgriffshaftung“ bezeichnet. Das sind die wichtigsten fünf Haftungsrisiken im Rahmen der Außenhaftung:

Persönliche Haftung bei Rechtsverletzungen

Werbekampagne schiefgelaufen, weil gegen Markenrecht, Urheberrecht & Co. verstoßen wurde? Dann haften Geschäftsführer häufig persönlich für die Rechtsverletzung!

Persönliche Haftung im Steuerrecht

Der Geschäftsführer agiert als Arbeitgeber und ist deshalb verpflichtet, steuerrechtlichen Aufgaben nachzukommen (z. B. monatliche Lohnsteuer- und Umsatzsteuervoranmeldung, Einreichung beim Finanzamt). Erfüllt er diese nicht, muss er selbst für die Beträge einstehen und haftet im Ernstfall mit seinem Privatvermögen.

Persönliche Haftung im Sozialversicherungsrecht

Der Geschäftsführer muss dafür sorgen, dass alle sozialversicherungsrechtlichen Pflichten (z. B. Erfragen der Betriebsnummer, Anmeldung der Mitarbeiter bei der Krankenkasse) der GmbH erfüllt werden. Kommt er dem nicht nach, muss er auch hier die Konsequenzen selbst tragen.

Persönliche Haftung bei der Vertretung der GmbH:

Der Geschäftsführer macht bei Vertragsabschluss nicht deutlich, dass er als Vertreter der GmbH handelt und Kunde oder Auftraggeber gehen fälschlicherweise davon aus, dass sie den Vertrag mit der Person des Geschäftsführers eingehen.

Persönliche Haftung in der Insolvenz

Ist die GmbH zahlungsunfähig, muss der Geschäftsführer schnell handeln. In der Praxis heißt das: Kann die Gesellschaft ihren Zahlungsverpflichtungen dauerhaft nicht mehr nachkommen, muss der Geschäftsführer spätestens drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit den Insolvenzantrag stellen. Ansonsten macht er sich strafbar!

Tätigt er nach Insolvenzreife weitere Zahlungen, die nicht als objektiv richtig eingestuft werden können, kann er persönlich in Haftung genommen werden.

Haftungsrisiken minimieren

So viel zu beachten? Ja, liebe Geschäftsführer, da kommen Sie nicht drum herum! Doch es gibt auch eine gute Nachricht: Wer die richtigen Maßnahmen ergreift, verringert die Haftungsrisiken und beugt teuren Konsequenzen vor.

Als erstes können eine regelmäßige und sorgfältige Überprüfung aller Abläufe innerhalb der GmbH sowie detailreiche Recherchen die gröbsten Stolperfallen aus dem Weg räumen. Beispiel gefällig? Wer eine Marke anmelden will, kann sich vorab in der Datenbank des Deutschen Patent- und Markenamts schlau machen, ob diese verfügbar und zulässig ist! Zudem empfiehlt sich eine Ähnlichkeitsrecherche durch einen spezialisierten Dienstleister oder einen Anwalt.

Für Schritt Nummer Zwei der Mission „Haftungsrisiken vermeiden“ bietet der Anstellungsvertrag ein paar kleine Möglichkeiten. In diesem können für bestimmte Bereiche wie z. B. leichte Fahrlässigkeit Haftungsbeschränkungen des Geschäftsführers sowie Haftungshöchstsummen geregelt werden. Und für die kniffligen geschäftlichen Entscheidungen gibt Möglichkeit Nummer Drei Rückendeckung: Das oberste Organ einer GmbH hat das Recht, die Gesellschafterversammlung einzuberufen, um sich durch die Gesellschafter entlasten zu lassen.

Mit einer D&O-Versicherung gehen Geschäftsführer auf Nummer sicher

Um gegen die vielfältigen Risiken gewappnet zu sein, sollten sich Geschäftsführer frühzeitig um eine umfassende Absicherung kümmern. Dabei kommt es nicht nur darauf an, die GmbH bei Abmahnungen und Schadenersatzansprüchen Dritter durch eine geeignete Haftpflichtversicherung zu schützen, sondern auch das private Vermögen des Geschäftsführers bei einer persönlichen Inanspruchnahme zu verschonen. Deshalb bietet exali.de neben der Absicherung für das Unternehmen auch eine D&O-Versicherung für den Geschäftsführer oder Manager an.

Wer dabei nur die reine Außenhaftung als Geschäftsführer versichern möchte, kann dies im Rahmen der Haftpflichtversicherung für das Unternehmen durch den kostengünstigen D&O-Zusatzbaustein erreichen. Für den bestmöglichen Schutz im Rahmen der Innen- und Außenhaftung bietet exali.de darüber hinaus eine eigenständige D&O-Versicherung für Geschäftsführer, Manager, Beauftragte und Aufsichtsräte an.

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