Cloud-Working: Chancen und Risiken des Arbeitens mit und in der digitalen Wolke, Teil 2
Online-Speicher, Verwaltung von Dokumenten, Projektmanagement-Services, IT-Infrastruktur: Immer mehr Selbständige und mittelständische Betriebe nutzen die Angebote, Leistungen und Lösungen von Cloud Computing als unverzichtbare Business-Tools. Doch so sehr sich der Trend in Richtung „Datenwolke“ entwickelt, der Nutzung von Saas- und IaaS-Anwendungen, so viele offene Fragen gibt es nach wie vor zum Thema. Und die betreffen nicht nur die Vorteile des Arbeitens in der Wolke, sondern auch (datenschutz)rechtliche Risiken und Stolperfallen, die mit Cloud Working verbunden sind.
Elena Dohrmann von der Projektplattform twago nimmt im zweiten Teil der Gastserie die Chancen & Risiken beim Arbeiten mit Online-Services genauer unter die Lupe und zeigt, worauf Selbständige bei der Wahl des Anbieters und Vertragsgestaltungen in puncto Cloud Working achten sollten.
Cloud Working: Vorteile & Chancen
Risiken von Cloud Computing und Cloud Working
Unverzichtbar: AGB lesen und Verträge aufsetzen
Nur die IT-Ressourcen bezahlen müssen, die wirklich genutzt werden
IT gehört mittlerweile zur Basisausstattung von Selbständigen und kleinen Betrieben. Sie immer auf dem neuesten Stand zu halten, ist jedoch teuer und für kleine und mittlere Unternehmen oft nur schwer finanzierbar. Welche Möglichkeiten gibt es also?
Für Startup-Gründer, die von Beginn an IT-Strukturen effizient und flexibel nutzen möchten, ist Cloud Working eine perfekte Lösung: Aktuelle Software kann über das Internet bezogen werden – immer dann, wenn sie gebraucht wird. Bezahlt wird nach Verbrach – eine eigene kostenintensive IT Abteilung mit vielen lokalen Rechnern muss nicht mehr unterhalten werden.
Maßgeschneiderte Dienste, deren Ressourcen flexibel angepasst werden können, bieten also eine optimale Lösung für die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen. Der Trend zeigt, dass sich der weltweite IP-Datenverkehr in den nächsten fünf Jahren um das Sechsfache erhöht – bis 2016 wird eine Wachstumsrate von 44 Prozent erwartet.
Cloud Working: Vorteile & Chancen
1. Verbesserter Zugang
Zu den Vorteilen des Arbeitens mit und in der digitalen Wolke gehören der verbesserte Zugang zu Daten - orts- und zeitunabhängig. In fast allen Fällen sorgen passwortgeschützte Logins für das sichere Einloggen vom Rechner, Laptop, Tablet oder Smartphone aus.
2. Verbesserte Kooperation
Die Instrumente der cloudbasierten Zusammenarbeit erlauben allen IT-Mitarbeitern zur Konzeptualisierung von Projekten und deren Entwicklungen beizutragen. Durch einen leichteren Informations- und Datenzugang wird der Arbeitsplatz besser vernetzt, dadurch wird eine Effizienz- und Produktivitätssteigerung erreicht.
3. Verbesserte Skalierbarkeit
Einer der größten Vorteile von Cloud Working ist die Fähigkeit, Netzwerkkapazitäten nach Bedarf anzupassen.
4. Kostensenkung
Die Kostenvorteile, die das Umziehen in die Cloud bietet, liegen vor allem in der Reduzierung einmaliger Ausgaben. Zum Beispiel müssen Firmen, die SaaS integrieren, nur die Abos für den Dienst bezahlen und ihre Software nicht kostspielig upgraden.
Außerdem bringt das Umziehen einer IT-Abteilung in die Cloud, das Outsourcen des Netzwerkes mit sich, wodurch Personalkosten gesenkt werden können. Und: Selbständige und kleine Unternehmen sparen Zeit- und Geldaufwendungen, die sonst bei der Investition, dem Betrieb und der Wartung physischer Infrastruktur entstehen.
5. Verbesserte Kommunikation
Durch die Nutzung der Cloud-Lösung entsteht ein konstanter Informationsfluss, der die Kommunikation zwischen dem internen und dem externen Geschäftsbereich erhöht und dadurch verbessert.
Im Gegensatz zu anderen Auslagerungssystemen, die wegen veralteter Datenbanken oft mit dem Datenfluss zu kämpfen haben, erleichtert Cloud Working also die Kommunikation.
Cloud Working und -Computing: Risiken
Die Verlagerung von Datenverarbeitung ins Netz bedeutet allerdings auch, dass Dritte grundsätzlich Zugriff auf diese Daten erlangen können. Deswegen gibt es auch Kritik bezüglich bestehender Sicherheitsmängel der Cloud.
Während einige Cloud Working als „the next big thing“ in der IT-Branche für seine Vielzahl von Vorteilen feiern, ergeben sich aus der Nutzung der Open Cloud aber auch zahlreiche (datenschutz)rechtliche Risiken und Stolperfallen.
1. Sicherheit
Wegen bestehender Sicherheitsrisiken, zum Beispiel durch Hacker-Angriffe, werden cloudbasierte Modelle kritisiert. Firmen, die im Besitz sensibler Informationen sind, fürchten um ihre Sicherheit.
2. Rechte von geistigem Eigentum
Patentanmeldungen und Erfindungen sind auf dem Vormarsch. Firmen, die zur Entwicklung eines Produktes oder eines Services die Cloud integrieren, könnten sich wegen eventueller Eigentumsrechtstreitereien mit dem Anbieter dagegen entscheiden.
3. Datenkonvertierung oder -übertragbarkeit
Falls ein Kunde unzufrieden mit seinem Cloud-Provider ist oder der Anbieter Insolvenz anmeldet, könnte ein Wechsel erforderlich sein. Was passiert aber mit den Daten? Sie müssen abgerufen, umgewandelt und übertragen werden. Ein Szenario, das teuer werden kann!
4. Risiko der Datenschutzverletzung
Datenschutzgesetze sind von Land zu Land unterschiedlich. Im Vorhinein weiß niemand, in welchem Land und mit welcher Software die Daten bewegt werden. Das Risiko, Datenschutzgesetze zu verletzen, steigt beim Cloud Working.
5. Datensicherheit und Technik
Wie erwähnt, können ins Internet gestellte Daten grundsätzlich ausgelesen werden. Bei einer wirksamen Verschlüsselung der Daten, die selbst vorgenommen wird, sieht die Lage allerdings besser aus.
Einige Anbieter verschlüsseln die Daten bereits vor dem Upload auf den Server, dadurch haben sie selbst keinen Zugriff darauf. Außerdem besteht die Gefahr, dass Daten bei Löschung nur unzureichend oder unvollständig von allen Datenbanken und Plattformen entfernt werden.
Die Nutzung von Servern in den Vereinigten Staaten muss wegen der dortigen Gesetzeslage besonders genau überlegt werden. Denn selbst vertrauliche Unternehmensdaten von Behörden dürfen laut amerikanischer Gesetzgebung eingesehen werden. Außerdem ist auch nicht in jedem Falle überprüfbar, ob alte Hardware inklusive der darauf befindlichen Kundendaten sicher entsorgt wird.
Ob diese Gefahren im Einzelfall realistisch sind, hängt davon ab, welche technischen Vorkehrungen seitens der Selbständigen und kleinen Unternehmen getroffen wurden. Um die Gefahr der datenschutzrechtlichen Verstöße auf ein Minimum zu reduzieren, sollte jedoch ein Cloud- Anbieter gewählt werden, der beispielweise durch eines der folgenden Institute zertifiziert wurde:
- Zertifikat zur Auftragsdatenverarbeitung der datenschutz cert GmbH
- Das SaaS-Gütesiegel „EuroCloud SaaS Star Audit“ des EuroCloud Deutschland_eco e.V.
- „EuroPriSe“ (European Privacy Seal) beim Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
- Zertifizierung nach ISO 27001 auf der Basis von IT-Grundschutz, Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie
Unverzichtbar: AGB lesen und vertragliche Regelungen aufsetzen
Als weitere Vorsichtsmaßnahmen sollten Sie unbedingt die AGB lesen!
Gibt es zum Beispiel vom Anbieter ein Datenbackup oder muss man sich selber darum kümmern? Zudem sollte ein Vertrag aufgesetzt werden, in dem folgende Punkte geregelt werden:
- Detaillierte, möglichst abschließende Leistungsbeschreibung
- Unmissverständliche Vergütungsregelungen
- Geplante Einbindung von Subunternehmern
- Exakte Nutzungsrechteeinräumung
- Service-Level-Agreements (SLA) inkl. Datensicherungs- und Verfügbarkeitsregelungen
- Regelungen zum Datenschutzrecht und zur Datensicherheit (s.o.)
- Haftung bei Datenverlust
- Effektives Eskalationsregime
- Exit-Klauseln/ Vertragsrückbau
- Rechtswahl und Gerichtsstand
Schließlich noch ein finanzieller Aspekt, der vor dem Umzug in die Cloud bedacht werden sollte: Während unternehmenseigene Hardware nach dem Upgraden oft intern für andere Zwecke genutzt oder verkauft werden kann, ist dies beim Cloud Working nicht möglich.
Über die Autorin
Elena Dohrmann hat an der Humboldt-Universität ihren Magister in Medien- und Sprachwissenschaften erworben. Sie arbeitet als freie Journalistin und Übersetzerin in Berlin.
Der IT-Berufshaftpflichtversicherer übernimmt die Kosten für die Schadenersatzforderung, klärt auf eigene Kosten, inwieweit der Service Provider haftet und ermittelt die Höhe der berechtigten Ansprüche.
Welche Kriterien eine gute IT-Berufshaftpflicht erfüllen sollte, zeigt auch die Checkliste im Beitrag „Totaler Stromausfall: Blitzeinschlag legt Rechenzentren von Amazon und Microsoft lahm“.