Bürokratieentlastungsgesetz: Erleichterungen für Selbständige
Deutschland ist für seine Bürokratie berüchtigt. Um Unternehmen und Selbständige bei Abläufen und Prozessen zu entlasten, hat der Gesetzgeber das mittlerweile vierte Bürokratieentlastungsgesetz auf den Weg gebracht. Ziel ist, den Betroffenen mehr Zeit für ihr Geschäft einzuräumen. Was das konkret für Ihr Business bedeutet, lesen Sie hier.
Die wichtigsten Maßnahmen für Selbständige im Überblick
Das Bürokratieentlastungsgesetz enthält eine Reihe von Maßnahmen, die sich auf verschiedene Bereiche erstrecken. Wir fokussieren uns hier auf die Punkte, die Freelancer, Selbständige und Unternehmen unmittelbar betreffen. Der größte Teil dieser Vorschriften gilt ab Januar 2025.
Reduzierte Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege
Die Aufbewahrungsfrist von Buchungsbelegen wurde von zehn auf acht Jahre herabgesetzt. Diese Maßnahme soll die Kosten für die Archivierung reduzieren. Das gilt, wenn die ursprüngliche Frist von zehn Jahren zum Inkrafttreten des Gesetzes noch nicht abgelaufen ist. Als Buchungsbeleg gilt alles, was zu einer Buchung geführt hat:
- Rechnungen und Rechnungskopien
- Steuer-, Gebühren- und Beitragsbescheide
- Lieferscheine
- Lohn- und Gehaltslisten
- Lohnabrechnungen
- Werkstattrechnungen
- Vertragsurkunden
- Zahlungsanweisungen und Quittungen
Die achtjährige Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag in die Buchhaltung stattgefunden hat.
Wenn Sie in Ihrem Business bilanzieren, bilden Sie womöglich auch Rückstellungen für das Aufbewahren geschäftlicher Unterlagen. Mit den nun kürzeren Aufbewahrungsfristen kann für solche Fälle eine Neuberechnung nötig sein.
Erleichterung digitaler Rechtsgeschäfte
In vielen Fällen ist bei digitalen Rechtsgeschäften keine Unterschrift mehr notwendig. Stattdessen genügt eine E-Mail, SMS oder eine Nachricht via Messenger. Auch Steuerbescheide werden künftig digital – die zuständigen Behörden können diese wichtigen Informationen künftig nicht mehr nur in Papierform verfügbar machen. Das spart nicht nur Papier, sondern auch den langwierigen Postweg.
Digitale Arbeitsverträge
Wenn Sie Mitarbeitende beschäftigen oder Einstellungen planen, wird der Umgang mit Arbeitsverträgen künftig einfacher. In vielen Fällen genügt nun die Text- anstatt der bisher verlangten Schriftform. Das setzt allerdings voraus, dass Mitarbeitende Zugang zu diesem wichtigen Dokument erhalten.
Sie müssen imstande sein, es problemlos zu speichern und auszudrucken. Wenn Sie Ihre Arbeitsverträge künftig auf digitalem Weg übermitteln, müssen Sie zudem eine Empfangsbestätigung verlangen. So ersparen Sie allen Beteiligten den Postweg und beschleunigen diesen Teil des Einstellungsprozesses erheblich – gerade, wenn Ihre Mitarbeitenden vielleicht etwas weiter vom Unternehmen entfernt sind.
Elektronische Arbeitszeugnisse sind nun ebenso möglich. Auch börsennotierte Unternehmen können Unterlagen zu ihren Hauptversammlungen online anbieten und auf die übliche Bekanntmachung verzichten.
Auch Projektverträge sind eine wichtige Grundlage, um eine Zusammenarbeit umfassend zu regeln. Hier verraten wir, worauf es dabei ankommt: Checkliste Projektvertrag: Die wichtigsten Inhalte und Infos.
Vollmachtsdatenbank für die Steuerberatung
Wenn Sie Mitarbeitende beschäftigen, können Sie ab 1. Januar 2028 mit einer weiteren bürokratischen Erleichterung rechnen. Die geplante Vollmachtsdatenbank für die Steuerberatung erspart Ihnen künftig das Ausstellen der schriftlichen Vollmachten für die einzelnen Sozialversicherungsträger. Sie erstellen eine Generalvollmacht, tragen diese elektronisch in der Datenbank ein und machen sie so für alle Trägerinnen und Träger abrufbar.
Aushangpflichten
Bisher mussten Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber bestimmte Vorschriften wie das Arbeitszeitgesetz im Betrieb aushängen – und zwar in jeder Niederlassung inklusive regelmäßiger Aktualisierungen. Nun genügt es, Beschäftigte digitale zu informieren, zum Beispiel via Intranet. Das reduziert nicht nur den Aufwand, sondern spart auch Papier.
Umsatzsteuervoranmeldung
Musste die Voranmeldung der Umsatzsteuer bisher jeden Monat übermittelt werden, wenn die Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr über 7.500 Euro lag, wurde dieser Wert mit dem neuen Gesetz auf 9.000 Euro angehoben (Paragraf 18 Absatz 2, 2a Umsatzsteuergesetz). Erwirtschaften Sie weniger, sind Sie alle drei Monate zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet.
Das hilft auch bei der Dauerfristverlängerung: Alle, die 2025 noch jeden Monat eine Voranmeldung abgeben müssen, können bis zum 1. April über ELSTER einen Antrag auf Dauerfristverlängerung stellen. Dann haben sie für die Umsatzsteuervoranmeldung immer einen Monat länger Zeit und müssen dafür auch keine Sonderzahlung mehr leisten.
Fokus aufs Business anstatt auf Bürokratie
Das vierte Bürokratieentlastungsgesetz möchte erreichen, dass Selbständige sich wieder verstärkt Ihrem Business widmen können, anstatt sich mit Papierkram herumzuschlagen. Es wäre zu hoffen, dass Freelancer auch tatsächlich in der Praxis profitieren – und das Gesetz nicht graue Theorie bleibt.
Vivien Gebhardt ist Onlineredakteurin bei exali. Hier erstellt sie Content zu Themen, die Selbständigen, Freiberuflern und Unternehmern unter den Nägeln brennen. Ihre Spezialgebiete sind Risiken im E-Commerce, Rechtsthemen und Schadenfälle, die bei exali versicherten Freelancern passiert sind.
