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Effizientere Meetings: Das können Freelancer tun
Endlich bessere Meetings

Effizientere Meetings: Das können Freelancer tun

Beitrag von Vivien GebhardtBeitrag von Vivien GebhardtVivien Gebhardt
Beitrag von Vivien GebhardtBeitrag von Vivien GebhardtVivien Gebhardt
Donnerstag, 27. März 2025
Donnerstag, 27. März 2025
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„Da hätte auch eine E-Mail gereicht.“ Diesen Gedanken hatten sicher schon einmal alle, die in einem endlosen Meeting saßen. Gerade wenn Sie als Freelancer für ein Unternehmen tätig sind, scheint es kein Entrinnen zu geben. Meeting Coach und Autor Pascal Baumgartner will das mit seinem Buch „Happy Meeting“ ändern. Im Interview verrät er, wie eine effizientere Meeting-Kultur für alle gelingt.

Artikelübersicht:

Arbeiten für eine bessere Meeting-Kultur: Lohnt sich das?

Effiziente Meetings: Vorbereitung ist alles!

Meetings steuern: Mittendrin statt nur dabei

Meeting vorzeitig beenden: Wann, wie und warum?

Arbeiten für eine bessere Meeting-Kultur: Lohnt sich das?

exali: Wir saßen wohl alle schon mal in langweiligen oder sogar nervigen Meetings. Aber gehört das gerade als Freelancer nicht einfach dazu? Wieso sollte ich Energie investieren, daran etwas zu ändern?

Pascal Baumgartner:

Wenn man sich überlegt, was man schon mit einzelnen Hacks alles erreichen kann, lohnt sich jede noch so kleine (oder große) Bemühung in Richtung Happy Meeting. Es ist ja nicht nur das eine Meeting. Wenn man Veränderungen gezielt und bewusst angeht, ändert man alle zukünftigen Meetings. Zudem rettet man die Zeit aller Teilnehmenden (die finden es oft auch langweilig und werden das erfahrungsgemäß sehr schätzen).

Meiner Meinung nach ist jedes Meeting eine Chance – und zwar eine ziemlich große! Wenn sie gut gemacht sind, sind sie keine Zeitverschwendung, sondern Fortschrittsmaschinen.

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exali: Freelancer haben noch immer Hemmungen, Meetings mit Kundinnen oder Kunden ihren eigenen Stempel aufzudrücken. Wie kann ich Änderungen anstoßen, ohne irgendwelche Befindlichkeiten zu verletzen?

Pascal Baumgartner:

Guter Punkt. Wenn du allerdings weißt, dass dir alle Anwesenden dankbar sind, kriegt das „Stempel aufdrücken” einen ganz anderen Kontext. Du bist nicht länger ein Opfer der Umstände, sondern wirst für deine Bemühungen gefeiert. Garantiert.

Und damit es sich für niemanden so anfühlt, als würdest du mit der Tür ins Haus fallen, habe ich ein paar diplomatische und konkrete Formulierungen dabei:

„Damit wir das Beste aus unserer Zeit rausholen – wäre es okay für euch, wenn wir eine sportliche Agenda festlegen und ich die Moderation übernehme?“

„Eine großartige Idee, das sollten wir an anderer Stelle unbedingt nochmals genauer anschauen. Damit wir hier aber pünktlich fertig werden, würde ich diese Idee gerne auf den Parkplatz packen. Kennt ihr den Parkplatz? Ein großartiges Tool, um Ideen, Inputs und Fragen zu parken”

Kleine Anpassungen mit großer Wirkung. Und wenn klar wird, dass dein Vorschlag das Meeting verbessert, werden andere höchstens fragen, warum es nicht immer so lief. Du hast damit die ersten Veränderungen geschafft und kannst darauf aufbauen.

Tipp:

Auch bei der Projektplanung ist ein planvolles Vorgehen wichtig. Unser Artikel Checkliste Projektvertrag: Die wichtigsten Inhalte und Infos zeigt, wie das gelingt.

Effiziente Meetings: Vorbereitung ist alles!

exali: Lass uns konkret werden: Wie bereite ich ein Meeting mit einer (potenziellen) Kundin oder einem Kunden optimal vor?

Pascal Baumgartner:

Die Antwort könnte etwas ausführlicher werden. Denn eine gute Meeting-Vorbereitung ist der Schlüssel zu produktiven und effektiven Besprechungen:

1. Klare Agenda erstellen und teilen
  • Definiere die Ziele des Meetings klar und präzise.
  • Unterscheide zwischen formellen und informellen Meetings (zum Beispiel Entscheidungsfindung, Brainstorming, Status-Update).
  • Erstelle eine strukturierte Agenda mit Zeitangaben für jeden Punkt.
  • Versende die Agenda im Voraus, damit sich alle Teilnehmenden vorbereiten können.
2. Die richtigen Teilnehmenden einladen
  • Lade nur die Personen ein, die tatsächlich etwas zu den Zielen beitragen können. 
  • Die Anderen können danach per E-Mail informiert werden.
3. Vorbereitung der Materialien und der Techniktest
  • Stelle sicher, dass alle relevanten Dokumente vorab geteilt wurden. 
  • Erwähne konkret und mit direkten Links, wie sich die Teilnehmenden am besten auf das Meeting vorbereiten können.
  • Überprüfe die Technik (Beamer, Mikrofone, Internetverbindung für online/hybride Meetings).
  • Bereite physische oder digitale Whiteboards, Notizen und Tools vor.
4. Meeting-Rollen definieren
  • Die Moderatorin oder der Moderator führt durch das Meeting und sorgt für Struktur.
  • Zeitwächterinnen und Zeitwächter halten das Meeting im vorgegebenen Zeitrahmen.
  • Der Fokus-Keeper lenkt die Diskussion auf das Ziel zurück.
  • Protokollantinnen oder Protokollanten dokumentieren Ergebnisse und To-dos.
  • Diese (und weitere) Rollen werden am besten schon vor dem Meeting definiert. Zumindest die Moderation sollte zwecks Vorbereitung vorab festgelegt werden.
5. Atmosphäre und Energie vorbereiten
  • Starte mit einem Check-in, um die Teilnehmenden mental auf das Meeting einzustimmen.
  • Gestalte den Raum angenehm (Licht, Luft, Sitzordnung) und sorge für Verpflegung.
  • Check-In-Fragen kann man sich auch ganz einfach vom Check-In-Generator holen.
6. Zeitmanagement optimieren
  • Plane Meetings kürzer, zum Beispiel 50 statt 60 Minuten, um Pausen zwischen Terminen zu ermöglichen.
  • Setze Timeboxing ein, um Redezeiten zu begrenzen und fokussiert zu bleiben.
  • Nutze den Parkplatz für Themen oder Ideen, die in dem Meeting nicht besprochen werden können/sollen.
7. Erwartungsmanagement und sauberer Abschluss
  • Kläre vorab, was die Teilnehmenden erwarten und thematisiere gleich am Anfang, was davon erfüllt wird und was nicht.
  • Führe am Ende des Meetings eine Feedbackrunde durch, halte die konkreten nächsten Schritte fest und mache ein Check-Out.

Diese Schritte stellen sicher, dass ein Meeting effizient, zielführend und angenehm wird. Als Freelancer hast du oft erstmal noch Welpenschutz, nutze das aus und verbessere die Meetings mit smarten Hacks.

Meetings steuern: Mittendrin statt nur dabei

exali: Können Freelancer auch während des Gesprächs etwas tun, um das Meeting positiv zu steuern?

Pascal Baumgartner:

Aber ja, so einiges. Die Methode Happy Meeting gibt auch hier konkrete Inputs. Als Freelancer können wir in Meetings gute und aktive Gesprächspartnerinnen und -partner sein. Das schaffen wir, indem wir ...

…Wertschätzung und Dankbarkeit zeigen.

…gut zuhören, neugierig sind und gute Fragen stellen.

…Empathie und Verständnis zeigen.

…lösungsorientierte und gewaltfreie Kommunikation fördern.

…einfach mal lächeln und die Dinge mit Humor nehmen.

…das Eis brechen und bei Fragen einfach mal spontan mit einer Antwort einspringen.

exali: Welche Tipps hast du für den Umgang mit schwierigen Charakteren in einem Meeting (Querulanten, Schweiger, Unpünktlichkeit, Unterbrechungen etc.)?

Pascal Baumgartner:

  • Die Kritikerinnen und Kritiker mit Haltung: Gib ihnen Verantwortung: „Klingt, als hättest du eine starke Meinung dazu – hast du einen Lösungsvorschlag?“
  • Die stillen Wasser: Sprich sie aktiv an: „Was denkst du dazu, Anna?“. Oder nutze eine Runde, in der alle einmal zu Wort kommen.
  • Die Spätzünderinnen und Spätzünder: Starte pünktlich. Immer. Kein Warten. Wer zu spät kommt, steigt eben mittendrin ein. Sowas lernt man schneller als man denkt. Und wenn das nicht funktioniert, mach den pünktlichen Meeting-Start zu einem Agreement. Das hat den Vorteil, dass du nach ein paar Wochen fragen kannst, wie gut das umgesetzt wurde und ob alle Beteiligten weiterhin daran festhalten möchten.
  • Die Reingrätscherinnen und Reingrätscher: Setze ein klares Meeting-Agreement (und lass es von allen bestätigen): „Eine Person spricht, alle anderen hören zu.“ Wenn nötig, charmant unterbrechen: „Lass X noch kurz ausreden, dann bist du dran.“

Meetings laufen besser, wenn alle ihre Rolle kennen – und du kannst dazu beitragen. Ob in der Moderation oder als teilnehmende Person.

Meeting vorzeitig beenden: Wann, wie und warum?

exali: Gibt es Situationen, in denen es sinnvoll ist, ein Meeting abzubrechen?

Pascal Baumgartner:

Ja, solche Situationen gibt es – und man erkennt sie meist daran, dass ein Meeting ins Stocken gerät oder sich inhaltlich im Kreis dreht. Spätestens wenn unklar ist, was überhaupt erreicht werden soll oder ob die richtigen Personen am Tisch sitzen, sollte das Meeting hinterfragt werden.

Breche das Meeting ab, wenn…

  • …kein Ziel klar ist und sich auch keins ergibt.
  • …die Diskussion sich endlos im Kreis dreht – dann lieber ein Follow-up mit konkreten Next Steps.
  • …die entscheidenden Personen fehlen – denn ohne Entscheiderinnen und Entscheider gibt’s auch keine Entscheidungen.

In solchen Fällen hilft ein wertschätzender Satz wie: „Ich habe das Gefühl, dass wir hier nicht weiterkommen/zu den nötigen Ergebnissen kommen – macht es Sinn, das Meeting zu vertagen?“

Fazit: Meetings sind, was wir daraus machen. Und Freelancer können Game-Changer sein. Wir sollten Meetings als Chance sehen, dies kommunizieren und damit die Meetingkultur besprechbar machen. Damit das funktioniert, müssen wir alle ein gutes Vorbild sein sowie Struktur und wertschätzende Kommunikation in jedes Meeting bringen.

Und das Wichtigste zum Schluss: Habt Spaß, in Meetings und bei allem, was ihr tut.

Pascal Baumgartner von HappyMeeting.com
Unser Interviewpartner Pascal Baumgartner:

 

Pascal Baumgartner von HappyMeeting.com ist Meeting-Coach und hat eine Methode entwickelt, um mit einer neuen Meetingkultur einen Dreisprung zu schaffen: Kosten sparen, Effizienz steigern und Mitarbeitende motivieren. Zusammen mit Danny Wünsch hat er das Buch Happy Meeting – Das Playbook für eine großartige Zukunft (2023) herausgebracht.

Seit nunmehr über zwei Jahren verändern sie die Meetingkulturen mittelgroßer und großer Organisationen. Zu ihrer Kundschaft gehören (Auszug): DB regio, Amnesty International, Green Planet Energy, Targobank, St. Galler Kantonalbank, ELO Digital Office, Saatchi & Saatchi, Neue Zürcher Zeitung, Migros, Kantonales Steueramt Zürich, Station Zürich, berry, Milch & Zucker und DEPT.

Vivien Gebhardt
Autorenprofil
Vivien Gebhardt
Online-Redakteurin

Vivien Gebhardt ist Onlineredakteurin bei exali. Hier erstellt sie Content zu Themen, die Selbständigen, Freiberuflern und Unternehmern unter den Nägeln brennen. Ihre Spezialgebiete sind Risiken im E-Commerce, Rechtsthemen und Schadenfälle, die bei exali versicherten Freelancern passiert sind.

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