Skype in der Anwaltskanzlei einsetzen: So geht es richtig
Zeit ist Geld, das gilt auch in der Anwaltskanzlei: Mandanten wollen schnell eine Antwort auf dringende Fragen und der Anwalt will seine Mandanten zufriedenstellen. Für die schnelle Kommunikation mit dem Gericht und Kollegen gibt es deshalb schon das beA (wenn es denn funktioniert). Mandantengespräche und Gerichtstermine nehmen aber für beide Seiten nach wie vor viel Zeit in Anspruch. Warum daher nicht mit dem Mandanten skypen und die Gerichtsverhandlung per Videochat durchführen? Wir haben den Legal-Tech-Trend genauer unter die Lupe genommen.
Skype in der Kanzlei: Vorteile für Rechtanwälte
Einen Computer mit Mikrofon und Kamera, Internetzugang und einen Skype-Account: Mehr braucht es nicht, um mit Kollegen und Mandanten per Videochat in Kontakt zu treten. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Wer nicht zum Gesprächspartner reist, spart Zeit, Geld und schont die Umwelt
- Eine Übertragung von Mimik und Gestik des Gesprächspartners sorgen – im Vergleich zum Telefonat – für mehr Vertrauen
- Sie können Gesprächstermine spontan und flexibel vereinbaren
- Sie haben benötigte Dokumente schnell zur Hand, weil diese ohnehin auf dem Rechner liegen, an dem Sie telefonieren.
Einsatzmöglichkeiten für Skype in der Kanzlei
In diesen fünf Bereichen können Sie Skype in Ihrer Kanzlei einsetzen:
1. Beim Mandantengespräch
Wenn Sie Ihren Mandanten die Beratung per Skype anbieten, kann Ihnen das viele Vorteile bringen: Sie sprechen vor allem junge Leute an, die vielleicht den Besuch einer Kanzlei scheuen. Eine Erstberatung per Videochat kann diese Hürde überwinden, weil der Mandant seine gewohnte Umgebung nicht verlassen muss.
Ebenso ist ein Videochat aber auch für alle Mandanten ideal, für die ein Besuch der Kanzlei einen enormen Aufwand bedeuten würde, wie ältere oder kranke Menschen oder Mandanten, die sich im Ausland aufhalten. Gerade wenn Sie zum Beispiel Fachanwalt für Arbeitsrecht, Sozialrecht, Asylrecht oder Krankenversicherungsrecht sind, könnte Ihnen die Beratung per Skype deshalb mehr Mandanten bringen.
2. Bei Gericht
In Zivilprozessen ist es schon lange gestattet, Parteien und ihre Anwälte, Sachverständige oder Zeugen per Video anzuhören. Die Grundlage dafür liefert § 128 a ZPO (Verhandlung im Wege der Bild- und Tonübertragung). Eine solche Ladung geschieht von Amts wegen, kann aber auch beim Gericht beantragt werden. Damit die Verhandlung öffentlich bleibt, wird das Video in den Sitzungssaal übertragen. Obwohl die meisten Gerichte über die technische Ausstattung verfügen, ist eine Verhandlung mit Videotechnologie momentan aber eher die Ausnahme als die Regel. Wenn Sie das gerne ändern würden, beantragen Sie doch einfach per Video an der Verhandlung teilzunehmen, anstatt lange Reisezeiten in Kauf zu nehmen.
3. Verhandlungen und Gespräche mit (gegnerischen) Kollegen
Sie müssen mit einem Kollegen aus einer anderen Niederlassung einen Fall besprechen, oder mit dem gegnerischen Rechtsanwalt einen Vergleich aushandeln? Auch hier hat Skype im Vergleich zum Telefonat oder dem persönlichen Besuch Vorteile: Sie sehen Mimik und Gestik der Gesprächspartner und können diese so besser einschätzen, müssen aber keine Zeit mit einer langen Anfahrt verschwenden.
Aber aufgepasst beim Datenaustausch:
Sie können über Skype Dokumente mit Ihrem Gesprächspartner austauschen, für eine rechtssichere Übertragung von vertraulichen Dokumenten sollten Sie allerdings weiterhin das beA verwenden.
4. Beim Bewerbungsprozess
Auch wenn Sie einen neuen Kollegen oder Mitarbeiter für Ihre Kanzlei suchen, kann Ihnen Skype die Arbeit erleichtern: Da der Bewerber nicht extra anreisen muss, brauchen Sie viel weniger Zeit, um einen Termin für das Bewerbungsgespräch zu finden. Sie können sich einen ersten persönlichen Eindruck verschaffen und nur die wirklich interessanten Kandidaten einladen. Das spart auch noch Geld, falls Sie die Anreisekosten für Bewerber übernehmen.
5. Bei der Schulung
Sie geben neben Ihrer Anwaltstätigkeit auch Schulungen oder sind Dozent? Auch dann kann Ihnen Skype etwas bringen. Bieten Sie Ihren Vortrag als Webinar an oder führen Sie eine anstehende Fortbildung für Kollegen per Skype durch. Die Software ermöglicht es Ihnen, den Inhalt Ihres Bildschirms zu übertragen, so kann jeder Teilnehmer genau nachvollziehen, was Sie gerade erklären und am eigenen Rechner mitschreiben. Da jeder vom eigenen Büro aus teilnimmt, gibt es weniger Ablenkung. Und im Gegensatz zu einem Tutorialvideo können die Teilnehmer Fragen stellen und so individuelle Tipps vom Dozenten bekommen.
Chat in der Anwaltskanzlei einsetzen: So geht`s
Haben Sie schon einmal über den Einsatz von Chatsoftware in Ihrer Kanzlei nachgedacht? Wie bei Skype senkt ein Chat die Hürde zur Kontaktaufnahme mit dem Anwalt und spart Zeit. Im Gegensatz zur Basisversion von Skype kostet Chatsoftware häufig etwas Geld, lässt sich aber einfach installieren. Für gewöhnlich müssen nur einige Zeilen Code in Ihre Website eingebettet werden, damit der Chat auf Ihrer Plattform erscheint. Bekannte Anbieter sind unter anderem ZendeskChat, LiveChat oder Userlike.
Digitale Kommunikation in der Anwaltskanzlei: Die Risiken
Doch egal, ob Sie sich für eine Chatsoftware, Skype oder die Kommunikation per E-Mail entscheiden: Keine Form der Telekommunikation ist zu 100 Prozent sicher. Risiken wie Hackerangriffe, DDoS-Attacken oder Datendiebstahl bedrohen zunehmend auch Anwaltskanzleien. Häufig sind die Angriffspunkte für Cyberattacken nicht einmal die aufwendigen Legal-Tech-Lösungen wie Kanzlei-Software oder Chatprogramme, sondern unerkannte Sicherheitslücken im Betriebssystem.
Hier können Sie einen echten exali.de-Schadenfall nachlesen, in dem eine Anwaltskanzlei unbemerkt zur Bitcoin-Mine wurde.
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