Wie funktioniert Scrum Projektmanagement?

Was ist Scrum?

Scrum ist eine Methode des agilen Projektmanagements. Sie zeichnet sich vor allem durch drei Punkte aus:

• enge Kommunikation aller Beteiligten
• hohe Anpassungsfähigkeit an Veränderungen
• flache Hierarchien

Im Gegensatz zu klassischem Projektmanagement gibt es keine Projektleitung, die Aufgaben an die Teammitglieder verteilt. Stattdessen nehmen die Personen im Team verschiedene Rollen ein. Scrum beginnt nicht mit einem detailliert ausgearbeiteten Projektplan, sondern einem Ziel und einer Richtung – wie die Teams den Weg dorthin gestalten, steht ihnen frei.

Was ist agiles Projektmanagement?

Grundsätzlich bedeutet „agil“ so viel wie: Wendig, beweglich und regsam. Das ist der Ansatz hinter einer agilen Denkweise: Menschenzentriert, kommunikativ, fehlerfreundlich und Veränderungen willkommen heißend zusammenarbeiten.

Bei allen agilen Ansätzen – sei es die generelle Struktur eines Unternehmens, die Zusammenarbeit in Teams oder das Projektmanagement – kommen diese Grundsätze zum Einsatz.

Was sind die Grundprinzipien von Scrum?

Scrum basiert auf den Grundsätzen des agilen Arbeitens und definiert dabei einige Leitvorstellungen. Wenn Sie mit Scrum arbeiten wollen, sollten Sie diese während der Projektphase anwenden. Andernfalls ist erfolgreiches Arbeiten mit dieser Form des Projektmanagements nicht möglich.

• Vision: Es gibt ein vorher definiertes langfristiges Ziel, das den Teammitgliedern als Orientierungspunkt dient.
• Wertorientierung: Ergebnisse werden daran gemessen, welchen Wert sie für die Kundinnen und Kunden, sowie das Unternehmen haben.
• Transparenz: Ziele, Entscheidungen und anstehende Aufgaben sind allen Teammitgliedern zugänglich und bekannt.
• Fokussierung: Zu erledigende Aufgaben werden konsequent priorisiert und nach dieser Priorisierung angegangen.
• Autonomie: Scrum Teams sind autonom. Das bedeutet alle Mitglieder arbeiten selbstbestimmt und selbstorganisiert.
• Prozesstreue: Am Scrum Prozess wird nichts geändert – das gibt Sicherheit.
• Feedback: Kundinnen und Kunden, sowie Anwenderinnen und Anwender werden eng und regelmäßig in den Scrum Prozess eingebunden, um mit ihrem Feedback zur kontinuierlichen Verbesserung beizutragen.

Basierend auf diesen Leitlinien setzt sich das Scrum Framework zusammen. Dieses besteht aus: Dem Scrum Team, dem Scrum Prozess und den Scrum Artefakten und Werkzeugen.

Woraus besteht ein Scrum Team?

Grundsätzlich setzt sich das Scrum-Team aus den folgenden drei Rollen zusammen:

Product Owner
Product Owner stellen die fachlichen Anforderungen an das Projekt und sind dafür verantwortlich, dass diese immer wieder im Sinne des Unternehmens, sowie der Kundinnen und Kunden neu bewertet und priorisiert werden. Zudem formulieren Product Owner für jeden Projektabschnitt (Sprint) ein Ziel (Sprint Goal) und übergeordnete Produktziele.

Scrum Master
Scrum Master übernehmen die Rolle der Team Coaches. Die wichtigste Aufgabe besteht darin sicherzustellen, dass alle Teammitglieder ihre Aufgaben bestmöglich erledigen können. Dazu gehört nicht nur die Beseitigung von Hindernissen oder die Sicherstellung, dass der Scrum Prozess eingehalten wird, sondern auch der Schutz der anderen Teammitglieder vor ungewollter Einflussnahme.

Entwicklungsteam
Dieses Team, ist das für das Abarbeiten der Aufgaben verantwortlich. Das Entwicklerteam kann zwei bis acht Mitglieder umfassen. Sie arbeiten autonom und selbstorganisiert an der Umsetzung der für die jeweiligen Projektabschnitte definierten Aufgaben.

Arbeitspakete werden nicht von Product Owner oder Scrum Master zugeteilt, sondern das Team entscheidet während der Planung, welche priorisierten Aufgaben im Rahmen eines Projektabschnitts erledigt werden.

Eine der wichtigsten Voraussetzungen ist die interdisziplinäre Besetzung der Entwicklungsteams. Das bedeutet, alle notwendigen Kompetenzen und Fähigkeiten zur Lösung der Aufgaben müssen im Team vorhanden sein.

Weitere Scrum-Rollen

Stakeholder gehören nicht direkt zum Scrum-Team und haben deshalb auch keine definierte Rolle. Trotzdem sind Sie maßgeblich am Prozess beteiligt. Zu den Stakeholdern gehören zum Beispiel:

• Kundinnen und Kunden
• Mitarbeitende
• Manager
• juristische Personen
• Institutionen, die ein Interesse am Gelingen des Projektes haben

Durch den Input der Stakeholder (zum Beispiel Anforderungen an das Projekt, Feedback während der Testphasen und so weiter) ermittelt der Product Owner die passenden Anforderungen und Prioritäten.

Wie funktioniert Scrum?

Der Scrum Prozess besteht aus den Sprints. Das sind Projektabschnitte mit fest definierten Arbeitspaketen und einer Zielsetzung. Sprints umfassen immer ein fest definiertes Zeitintervall (eine Woche bis maximal vier Wochen) in dem die Teammitglieder an den zuvor vereinbarten Aufgaben arbeiten, um das Sprintziel zu erreichen. Im Scrum Projektmanagement arbeitet das Team stets von Sprint zu Sprint. Zusätzlich gibt es wiederkehrende Scrum Meetings.

Scrum Meetings

Jeder Sprint ist in eine Abfolge von Scrum Meetings unterteilt – jedes dieser Meetings hat einen klar definierten Platz innerhalb des Sprints und eine Längenvorgabe. Die Länge der Meetings orientiert sich an der Länge des Sprints. Der Sinn hinter diesen vordefinierten Zeiten und Plätzen ist die Gewährleistung einer effizienten Meetingkultur.

Die Scrum Meetings sind aufgebaut wie folgt:

• Planning: Hier wird zu Beginn eines Sprints eben jener geplant – sprich die Arbeitspakete und der Ablauf festgelegt.
• Daily: Das sind tägliche 15-Minuten-Meetings, in denen Product Owner und Entwicklerteam ein kurzes Update geben, woran sie gerade arbeiten.
• Review: Dieses Meeting findet zum Ende eines Sprints statt. Hier präsentiert das Entwicklerteam die Arbeitsergebnisse. Neben allen Scrum-Rollen sind auch Stakeholder dabei.
• Retrospektive: Ebenfalls zum Ende des Sprints geht es hierbei darum, über die Zusammenarbeit während des Sprints zu reflektieren und gegebenenfalls über Optimierungen zu sprechen.
• Refinement: Ein wöchentliches Meeting, das zur Einschätzung des Sprint Backlocks (siehe Artefakte) dient.

Welche Scrum Artefakte gibt es?

Dieser Begriff bezeichnet den dritten zentralen Baustein des Scrum Frameworks. Das Wort „Artefakt“ kommt aus der Softwareentwicklung – hier hat auch das Scrum Projektmanagement seinen Ursprung. Es bezeichnet ein Produkt, welches als Zwischen- oder Endergebnis eines Projektes entsteht. Die drei Artefakte von Scrum sind:

• Product Backlog: Dieser fasst die Summe aller anstehenden Aufgaben zusammen. Im Product Backlog tragen Product Owner alle Aufgabenstellungen und Ideen ein, die sie für maßgeblich wichtig für das Projekt halten. Während des Scrum Prozesses wird der Product Backlog immer wieder aktualisiert und Aufgaben priorisiert.
• Sprint Backlog: Hier werden alle Aufgaben aufgeführt, die im laufenden Sprint bearbeitet werden. Anders als das Product Backlog haben hier nicht Product Owner die Hoheit, sondern das umsetzende Team. Der Sprint Backlog wird im Planning-Meeting zu Beginn eines Sprints von Product Owner und Entwicklerteam zusammengestellt.

Produkt Inkrement: Im Produkt Inkrement werden die während der Sprints erzielten Arbeitsergebnisse festgehalten. Es zeigt den aktuellen Arbeitsstand des Projektes.

Welche Vorteile bietet Scrum?

Ein großer Vorteil von agilem Projektmanagement ist die Möglichkeit, sich in kleineren Schritten beziehungsweise Arbeitspaketen einer sehr großen Aufgabe beziehungsweise Evolutionsstufe für das Unternehmen zu nähern -  ohne das Risiko, dabei zwei Jahre in die falsche Richtung zu laufen.

Anders als beim klassischen Projektmanagement lassen sich hier Aufgaben anpassen oder verändern. Liegen beim Projektstart noch nicht alle Informationen zu 100 Prozent vor und die Anforderungen können sich während des Projektes ändern, ist Scrum das Mittel der Wahl. Fehler sind nicht vermeidbar (Stichwort: Fehlerkultur) und gehören zum Entwicklungsprozess dazu.

Funktioniert etwas nicht so wie gedacht, muss nicht das ganze Projekt von vorne aufgerollt werden. Stattdessen wird der Sprint abgebrochen und mit neuer Zielsetzung gestartet oder angepasst und optimiert.

Zudem werden die einzelnen Aufgabenschritte bereits während des Projektes immer wieder getestet – von den Teammitgliedern, aber auch den Stakeholdern. Das erlaubt Optimierungen bereits während der Entstehung und nicht erst, wenn ein fertiges Produkt oder Projekt präsentiert wird.

Ein weiterer Pluspunkt von agilem Projektmanagement ist die festgelegte Struktur und der stetige Austausch. Die fest vorgegebene Dauer der Sprints gibt nicht nur Sicherheit, sondern sorgt auch dafür, dass stetig Aufgaben abgearbeitet werden.

Durch die täglichen und wöchentlichen Meetings findet ein regelmäßiger Austausch unter den Teammitgliedern statt. So arbeitet das Team miteinander und nicht aneinander vorbei. „Silodenken“ wird dadurch vermieden.

Für wen ist agiles Arbeiten geeignet?

Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen häufig neue Wege beschreiten, ist agiles Arbeiten mit Methoden wie Scrum und OKR sehr hilfreich. Scrum kommt beispielsweise in der IT-Abteilung zum Einsatz.

Auch andere Abteilungen können Elemente von Scrum beziehungsweise dem agilen Arbeiten nutzen: Zum Beispiel durch eigenverantwortliches Arbeiten in Teams, tägliche und/oder wöchentliche (Update-) Meetings und regelmäßiges Anpassen und Optimieren von Prozessen. Halten Sie sich dabei jedoch nicht „sklavisch“ an die agilen Methoden, sondern passen Sie diese an Ihre Bedürfnisse an.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen agil arbeiten möchten – ob mit Scrum oder als generelles Arbeitsmodell – müssen Sie vor allem eines können: Loslassen. Agil funktioniert nur, wenn Sie Mitarbeitenden die Freiheit geben, ihre Aufgaben eigenständig und selbstorganisiert zu erledigen.