Was gehört in eine E-Mail-Signatur?
Kommunizieren Sie geschäftlich mit Ihrer Kundschaft oder Dienstleistungsunternehmen, benötigen Sie eine E-Mail-Signatur. Wie eine rechtlich sichere Signatur aussieht, beleuchten wir im Artikel.
Warum benötigen Sie eine E-Mail-Signatur?
Geschäftliche E-Mail unterliegen gewissen Vorgaben – und das aus gutem Grund: Eine E-Mail-Signatur dient nicht nur der Transparenz. Sie ist außerdem notwendig, um Ihr Business vor Abmahnungen zu bewahren.
Haben Sie eine Website für Ihr Angebot, benötigen Sie ein Impressum. Wie Sie diesen Rechtstext bestmöglich in Ihren Onlineauftritt einbinden, erfahren Sie im Artikel Was gehört ins Impressum? Diese Pflichtangaben müssen Sie machen!
Wer braucht eine E-Mail-Signatur?
Sind Sie selbständig und verfügen über einen Eintrag im Handelsregister, benötigen Sie eine E-Mail-Signatur (Paragraf 37 a Absatz 1 Handelsgesetzbuch). Auch für Freelancer ohne Handelsregistereintrag ist dieses Vorgehen empfehlenswert. Denn aus Paragraf 2 der Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV) lässt sich ebenfalls eine Pflicht zur E-Mail-Signatur ableiten. Versenden Sie E-Mails im Zusammenhang mit Ihrer geschäftlichen Tätigkeit, sind Sie mit einer Signatur also auf der sicheren Seite und verringern Ihr Risiko für Abmahnungen.
Was sind die Bestandteile einer Email-Signatur?
Die Vorgaben für eine korrekte E-Mail-Signatur unterschieden sich – je nachdem, ob Sie über einen Eintrag im Handelsregister verfügen oder nicht.
E-Mail-Signatur mit Handelsregistereintrag:
- Name der Firma
- Rechtsform der Firma
- Sitz (Handelsniederlassung) der Firma
- Registergericht des Sitzes
- Nummer, unter der die Firma im Handelsregister zu finden ist
- Falls zutreffend: GmbH-Geschäftsführung und Aufsichtsratsvorsitzende
- Falls zutreffend: alle Vorstandsmitglieder einer Aktiengesellschaft, Kennzeichnung der Vorstandsvorsitzenden und Nennung der Aufsichtsratsvorsitzenden
Email-Signatur ohne Handelsregistereintrag:
- Vor- und Nachname des Selbständigen/der Gesellschafter
- Falls zutreffend: der Zusatz GbR
- Anschrift der Unternehmerin, des Unternehmers oder gegebenenfalls des Unternehmens
Wer auf Pflichtangaben in seinen geschäftlichen Emails verzichtet, dem drohen nicht nur Abmahnungen durch den Wettbewerb. Auch ein Zwangsgeld durch das Registergericht (bei Handelsregistereintragung des Unternehmens) ist möglich.
Benötigen geschäftliche E-Mails einen Disclaimer?
So wichtig die passenden Angaben in Ihrer E-Mail-Signatur sind, so gefährlich sind Disclaimer. Bestenfalls sind sie rechtlich nicht wirksam. Denn dafür muss die Empfängerin oder der Empfänger zustimmen. Im schlimmsten Fall enthält ihr Disclaimer Formulierungen mit Abmahnpotenzial. Rechtsanwalt Oliver Causse hat einige dieser „Angstklauseln“ in seinem Blog gesammelt.
