Wie erstellen Sie eine Not-To-Do-Liste für Ihr Business?
Mit einer Not-To-Do-Liste hilft Ihnen, sich zu organisieren – so arbeiten Sie effizient und bewusst. Wie Sie Zeitfresser identifizieren, Aufgaben priorisieren und einige Dinge nicht mehr tun, lesen Sie im Artikel.
Was ist eine Not-To-Do-Liste?
Grundsätzlich geht es bei der Not-To-Do-Liste um Dinge, die Sie bewusst nicht oder nur zu einem bestimmten Zeitpunkt tun. Wichtig ist, dass Sie sich Ihren Arbeitsalltag genau anschauen und dabei Dinge identifizieren, die viel Zeit kosten und wenig Nutzen bringen. Dazu gehören zum Beispiel das ständig offene Mailprogramm, der Verzicht auf Pausen oder Mahlzeiten, sich ständig unterbrechen lassen.
Den Begriff (auch bekannt als „Stop-Doing-Liste“) prägte unter anderem Bestseller-Autor Tom Peters. Die Logik dahinter: Was wir nicht tun, entscheidet oft mehr über unseren Erfolg als unsere To-Do-Liste. Es geht darum, Aufgaben, die uns lediglich „beschäftigt“ halten, aber nicht voranbringen, radikal zu streichen. So schaffen Sie Raum für Spitzenleistungen statt sich im Kleinklein zu verlieren.
Wie erstellen Sie Ihre Not-To-Do-Liste?
Bei der Identifizierung von Zeitfressern helfen zwei Fragestellungen:
- Für was entscheiden Sie sich? Was ist Ihnen wichtig? Was wollen Sie? Was wollen Sie nicht mehr?
- Worauf legen Sie den Fokus? Diese Frage ist wichtig, weil sie erfordert, dass Sie sich mit Ihren Zielen beschäftigen: Was wollen Sie erreichen, wie verhindern Sie Ablenkungen und garantieren, dass Sie auf dem richtigen Kurs bleiben?
Mit der zweiten Frage klären Sie, inwieweit Sie in den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden involviert sein wollen und welche Projekte Sie für zielführend halten. Aus Ihren Antworten ergeben sich Dinge, die Sie entweder nicht mehr oder nur zu bestimmen Zeiten tun wollen. So entsteht Ihre persönliche Not-To-Do-Liste. Das kann etwa so aussehen:
- Das Mailprogramm den ganzen Tag geöffnet haben (stattdessen drei fixe Zeiten am Tag, an denen Sie Mails überprüfen)
- Auf Pausen beziehungsweise Mahlzeiten verzichten
- Immer erreichbar sein
- Am Wochenende oder im Urlaub arbeiten
- Tätigkeiten nicht ganz zu Ende bringen
- Sich ständig unterbrechen lassen
- Jeden interessanten Blog lesen
- Keine festen Termine mit Mitarbeitenden haben
- Nicht genau nachfragen - stattdessen lassen Sie sich Vorschläge von Geschäftspartnerinnen, -partnern oder Mitarbeitenden genau erklären
- Mitarbeitende kontrollieren (bei größeren Projekten sollten Sie nur in bestimmten Arbeitsphasen involviert sein)
- Dinge mehrfach in die Hand nehmen – beschäftigen Sie sich mit allem einmal und entscheiden Sie, was damit zu geschehen hat, egal ob es sich um E-Mails, Anfragen oder Dokumente handelt.
Wo verlieren Sie Zeit (und Energie)?
Eine Not-To-Do-Liste ist individuell. Um Ihre persönlichen Bremsen zu finden, hilft ein ehrlicher Selbstversuch. Stellen Sie sich folgende Fragen:
Die Ablenkungs-Falle: Mit welchen unwichtigen Kleinigkeiten lenken Sie sich ab, wenn eine schwierige Aufgabe ansteht?
Das Energie-Tief: Wann ist Ihr „toter Punkt“ (zum Beispiel das klassische 16:00-Uhr-Tief)?
Die Aufschiebe-Regel: Welche wichtigen Entscheidungen schieben Sie in unproduktive Phasen, nur um sie dann halbherzig zu erledigen?
Nutzen Sie Ihre unproduktiven Phasen nicht für „Scheinarbeit“. Wenn die Konzentration nachlässt, gehört „Wichtige Tasks bearbeiten“ für diesen Zeitraum sofort auf die Not-To-Do-Liste. Setzen Sie stattdessen auf echte Erholung oder anspruchslose Routine-Aufgaben.
Selbstmanagement ist ein wichtiger Skill für alle Selbständigen: Was dabei hilft, lesen Sie hier: Welche Selbstmanagement-Methoden für Selbständige funktionieren?
Wie finden Sie Zeitfresser im Alltag?
Den ganzen Tag über ist das Mailprogramm offen, damit Ihnen keine Nachricht entgeht. Die Mittagspause lassen Sie zugunsten eines Meetings oder einer dringenden Aufgabe sausen.
Ohne Ihr Okay geht im Unternehmen nichts – egal welche Abteilung es betrifft und sowohl an Wochenenden als auch Urlaubstagen sind Sie immer für Mitarbeitende sowie Kundschaft oder Geschäftspartnerinnen und -partner erreichbar. So eine Arbeitsweise ist nicht nur anstrengend. Sie ist auch ineffizient.
Das Konzept, immer erreichbar und immer in alles involviert zu sein, ist Gift für das Wachstum Ihres Unternehmens. Einerseits verbringen Sie zu viel Zeit mit Aufgaben mit geringer Priorität, gleichzeitig vernachlässigen Sie Tasks mit hoher Priorität.
Wenn Sie die Arbeit an einem Projekt zum Beispiel ständig unterbrechen, um E-Mails zu checken, brauchen Sie deutlich länger. Setzen Sie sich besser bewusst fixe Termine, an denen Sie sich um Ihre E-Mail kümmern. So bleibt der Kopf bei einer Tätigkeit, statt zu versuchen, sich auf mehrere Dinge gleichzeitig zu konzentrieren.
Digitale Zeitfresser: KI und Micro-Tasking
Heute lauern neue Gefahren: Das ständige „Nachjustieren“ von KI-generierten Texten oder das Springen zwischen unzähligen Collaboration-Tools. Wenn Sie trotz oder mit fortschreitender Digitalisierung erfolgreich sein wollen, müssen Sie Deep-Work-Phasen schützen. Das bedeutet: Keine Benachrichtigungen, keine „schnellen“ KI-Prompts zwischendurch, kein Multitasking.
Wie managen Sie Ihr Team?
Das Gleiche gilt für den Umgang mit Mitarbeitenden. Wenn Sie über jede kleine Tätigkeit informiert werden wollen, unterbricht das Ihre Arbeit ständig. Sinnvoller ist, dass Sie sich Termine wie ein tägliches oder wöchentliches JourFix zu setzen.
Dort können Mitarbeitende Sie auf den neusten Stand bringen. Loslassen und Vertrauen sind zwei der wichtigsten Tätigkeiten von Unternehmerinnen und Unternehmern. Wollen Sie stets in jede noch so kleine Tätigkeit und Entscheidung der Mitarbeitenden involviert sein, bremsen Sie das Wachstum des Unternehmens.
Lagern Sie die verschiedenen Tätigkeiten Ihres Business – wenn möglich – in fachkundige Hände aus. Ein Social Media Team wird Ihr Angebot auf Instagram und Co. versiert vermarkten. Denn es kennt sie damit nicht nur besser auch, sondern kann seine Zeit auch bewusst in diese Tätigkeit investieren. Lassen Sie Kundenanfragen von einem Kundenservice-Team bearbeiten.
Natürlich sollten Sie an wichtigen Punkten eines Projekts involviert sein. Klären Sie am Anfang mit den Verantwortliche Nutzen und Zielsetzung. Stehen Sie für wichtige Umsetzungsentscheidungen zur Verfügung und lassen Sie sich das Konzept erklären.
Aber lassen Sie die Finger vom Micromanagement. Dieses Vorgehen ist sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeitenden effizienter, wenn Unternehmenskultur und Teamstruktur stimmen.
Was Sie (bewusst) nicht tun, ist genauso wichtig wie das was Sie tun. Wenn Sie Zeitfresser in Ihrem unternehmerischen Alltag erkennen und abschaffen, profitiert Ihr gesamtes Business.
Warum ist das, was Sie nicht tun, entscheidend für Ihren Erfolg?
Eine Not-To-Do-Liste zu führen, sorgt auch für die richtige Geisteshaltung. Es ist ein befreiendes Gefühl, einen Punkt bewusst nicht erledigt zu haben, weil er keinen Mehrwert bringt. Starten Sie mit drei Punkten und erweitern Sie die Liste regelmäßig. Es ist ein fortlaufender Prozess, der Ihr Business entspannter und produktiver macht.
Denn was Sie (bewusst) nicht tun, ist genauso wichtig wie das was Sie tun. Wenn Sie Zeitfresser in Ihrem unternehmerischen Alltag erkennen und abschaffen, profitiert Ihr gesamtes Business.
