Welche Selbstmanagement-Methoden für Selbständige funktionieren?

Welches Ziel verfolgen Sie mit Ihrer Selbstorganisation?

Das Erledigen von Aufgaben ist kein Selbstzweck. Fragen Sie sich „Warum tue ich das?“ Das hilft, Prioritäten zu setzen und motiviert zu bleiben. Außerdem macht eine klare Zielsetzung nachweislich zufriedener und gesünder. Sie verschaffen Ihnen bei der Flut der To Dos einen Fixpunkt, an dem Sie sich orientieren können.

Finden Sie dabei das richtige Maß. Setzen Sie Ihre Ziele klar, aber nicht zu eng. Zu starre Vorgaben rauben Ihnen den Redaktionsspielraum. Sie sind nicht mehr imstande auf Unvorhergesehenes zu reagieren oder sich die notwendige Zeit für wichtige Entscheidungen zu nehmen.

Behalten Sie daher Ihre Ziele im Blick, aber bleiben Sie offen. Dazu gehört, Ihre eigenen Vorhaben regelmäßig zu hinterfragen. So laufen Sie nicht stur in die falsche Richtung und verpulvern unnötig Ressourcen.

Wie schaffen Sie sich fest Arbeitszeiten?

Selbständigkeit bietet eine Menge Flexibilität. Trotzdem sollten Sie Arbeit und Freizeit nach Möglichkeit trennen. Legen Sie Stunden fest, in denen Sie sich um Ihr Business kümmern. Auf diese Weise kommen Sie nach Feierabend besser zur Ruhe. Zusätzlich weiß Ihre Kundschaft genau, wann Sie erreichbar sind. Das vermittelt Zuverlässigkeit und Sie haben mehr Kapazität, sich Ihren Auftraggeberinnen und Auftraggebern zu widmen.

Damit das funktioniert, müssen Sie wissen, wann Sie produktiv arbeiten können. Manche starten am Morgen gerne etwas später und arbeiten in den Abend hinein. Andere beginnen lieber früh. Beobachten Sie sich selbst und finden Sie heraus, wann Sie am besten funktionieren. So passen Sie Ihren Arbeitstag optimal an Ihren Rhythmus an.

Welche Selbstmanagement-Methoden gibt es?

Methoden, Fachbücher und Tools zum Thema Selbstmanagement gibt es viele. Auf der Suche nach Methoden, die Sie und Ihr Business wirklich weiterbringen, hilft daher vor allem eines: Ausprobieren. Erscheint eine Technik interessant, erproben Sie sie eine Weile in der Praxis. Hilft sie, bleiben Sie  dabei. Wenn nicht, haben Sie keine Hemmungen, etwas Anderes zu versuchen.

Haben Sie ein Tool gefunden, das Sie wirklich weiterbringt, sollten Sie unbedingt dabeibleiben und nicht willkürlich zwischen verschiedenen Optionen hin und her springen. Das sorgt in Ihrer Organisation für Kontinuität und Sie bleiben fokussiert. Hier folgen ein paar Methoden, mit denen Sie starten können.

To-Do-Liste

Halten Sie wichtige Dinge schriftlich fest. Ob analog oder elektronisch - gerade wenn Ihnen vor lauter To Do’s der Kopf schwirrt, ist es unheimlich befreiend, Tasks auf diese Weise erst einmal ablegen zu können – selbst wenn Sie sich nicht gleich darum kümmern. Dabei kann es enorm hilfreich sein, alle Dinge, die anstehen, in verschiedene Bereiche zu unterteilen, zum Beispiel so:

• Aufgaben
• Termine
• Ideen

Auf Ihrer To-Do-Liste steht auch regelmäßig das Erstellen von hochwertigem Content. Was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie hier: Wie erstellen Selbständige guten Content für Ihr Business?

Auftragsliste

Wann war noch gleich die Deadline für Projekt A? Wie ist der Stand bei Kundin oder Kunde B? Haben Sie Rechnung C schon verschickt?

Kommen Ihnen diese Fragen bekannt vor und bringen Sie regelmäßig in Schwitzen? Mit einer Auftragsliste ist das passé. Sie funktioniert in vielen verschiedenen Formen – als Excel-Tabelle, auf Papier oder in einem Projektmanagementtool wie zum Beispiel Asana, das einen sogar an anstehende Aufgaben erinnert. Allerdings funktioniert diese Methode nur dann, wenn Sie Ihre Auftragsliste IMMER akribisch pflegen.

Aus einem Meeting ergeben sich neue Deadlines? Tragen Sie die Daten ein. Nach einem Kundengespräch hat sich der Auftrag geändert? Ab damit in die Liste. Was erstmal nach viel Aufwand klingt, ist gar nicht so kompliziert. Wenn Sie das Dokument einmal richtig aufsetzen und danach konsequent befüllen, geht Ihnen die Arbeit viel leichter von der Hand. Ihre Auftragsliste könnte zum Beispiel aus folgenden Spalten bestehen:

• Auftrag
• Auftraggeberin/Auftraggeber
• Beschreibung
• Ansprechpartnerin/Ansprechpartner
• Abgabetermin
• Rechnungsbetrag

Um der Liste noch mehr Struktur zu verleihen, können Sie Aufträge sortieren, indem Sie diese nach Dringlichkeit ordnen oder mit Farben arbeiten.

• Rot: Der Auftrag wurde angenommen, aber noch nicht bearbeitet
• Gelb: Der Auftrag ist in Bearbeitung
• Grün: Der Auftrag ist abgeschlossen
• Löschen: Der Auftrag ist bearbeitet und abgerechnet

Not-To-Do-Liste

Viele Selbstmanagement-Methoden erklären ausführlich, was Sie tun sollen, um sich selbst zu organisieren. Versuchen Sie doch einmal den umgekehrten Weg. Überlegen Sie, was Sie im Arbeitsalltag ausbremst. Was hindert Sie daran, produktiv zu sein? Was raubt Ihnen Zeit und nimmt zu viel Raum ein? Gibt es etwas, das Sie immer wieder aus der Bahn wirft? Listen Sie diese Störfaktoren in einer Not-To-Do-Liste auf. Anschließend gehen Sie daran, diese Stück für Stück abzustellen.

Die SMART-Methode

Die SMART-Methode eignet sich gut, um Ziele realistisch zu formulieren und einzuschätzen. Praktischerweise beschreibt schon der Name der Technik, wie Sie dabei am besten vorgehen.

• S(pezifisch): Beschreiben Sie Ihr Ziel so genau wie möglich.
• M(essbar): Legen Sie Faktoren fest, mit denen Sie eindeutig messen können, ob Sie Ihr Ziel erreicht haben.
• A(ttraktiv): Planen Sie Aufgaben so, dass Sie motiviert sind, sie in die Tat umzusetzen.
• R(ealistisch): Fragen Sie sich immer wieder, ob das, was Sie sich vorgenommen haben, machbar ist.
• T(ermingerecht): Setzen Sie realistische Deadlines

Möchten Sie zum Beispiel ein Buch schreiben, formulieren Sie dieses Ziel smart. Anstatt zu sagen „Ich möchte ein Buch schreiben“, nehmen Sie sich Folgendes vor: „Ich werde in den nächsten 18 Monaten ein Manuskript mit 400 Seiten verfassen, indem ich jeden Abend 2.000 Wörter schreibe“.

Die ALPEN-Methode

Wenn Sie sich strukturieren und dabei den Überblick über das große Ganze behalten möchten, ist diese Technik das Richtige für Sie.

• Im ersten Schritt legen Sie fest, welche Aufgabe sie bearbeiten möchten (A)
• Anschließend schätzen Sie ein, wie lange diese Aufgabe dauert. Planen Sie mehr Zeit ein – Menschen sind oft zu optimistisch, wenn es darum geht, wie viel sie tatsächlich erledigen können. (L)
• Zur Planung gehören ausreichende Pufferzeiten. Irgendetwas kann immer dazwischenkommen (P)
• Nun müssen Sie entscheiden und priorisieren: Was ist wichtig? Was nicht?
• Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, erfolgt die Nachkontrolle. Haben Sie erreicht, was du Sie sich vorgenommen haben? Wo gab es Schwierigkeiten? Wie können Sie die künftig umgehen?

Eines müssen Sie bedenken: Diese Methode ist zeitaufwendig. Ihre To Do’s auf diese Weise zu priorisieren braucht Übung. Hat sich dabei aber eine gewisse Routine eingeschliffen, wird Ihnen diese Technik gute Dienste leisten.

Die Eisenhower Matrix

Die Aufgaben türmen sich und Sie müssen in kurzer Zeit einige wichtige Entscheidungen treffen? Dabei hilft dieses bewährte Modell. Die Eisenhower Matrix unterteilt Tasks nach Dringlichkeit und Wichtigkeit.

Eine wichtige Sache sollte möglichst zügig erledigt werden? Dann machen Sie sich am besten sofort daran. Ist eine Aufgabe dagegen zwar wichtig, die Erledigung hat aber Zeit, dann nehmen sie diese in Ihre Planung auf und legen eine realistische Deadline fest, zu der Sie den Task abschließen wollen.

Immer wieder begegnen Ihnen im Arbeitsalltag auch To Do’s, die nicht besonders wichtig, aber trotzdem irgendwie dringend sind. Die Lösung lautet: Delegieren. Dank Steuerberatung, virtueller Assistenz und Co. geht das bis zu einem gewissen Grad auch als Freelancer. Der Umgang mit Aufgaben, die weder besonders wichtig noch besonders dringend sind, gestaltet sich dagegen ganz einfach: Ab in den Papierkorb damit.

Pomodoro

Bei großen Aufgaben fällt es oft besonders schwer, Motivation aufzubringen. Diese Falle umgehen Sie mit der Pomodoro-Technik. Sie besteht aus fünf Schritten.

1. Wählen Sie eine Aufgabe, die Sie erledigen möchten.

2. Schreiben Sie kurz (!) auf, was Sie dafür tun müssen.

3. Stellen Sie den Wecker auf 25 Minuten, dann legen Sie los.

4. Ist die Zeit um, haken Sie ab, was Sie alles erledigt haben.

5. Jetzt ist es an der Zeit für fünf Minuten Pause, das sogenannte Pomidori

Diese Schritte wiederholen Sie, bis Sie Ihre Aufgabe beendet haben. Nach dem vierten Pomidori gönnen Sie sich eine Pause von 30 Minuten. Sie werden staunen, wie viel Sie selbst in kurzen Zeitintervallen erledigen, wenn Sie fokussiert und mit ausreichend Pausen arbeiten.

Wie finden Sie Ihre Selbstmanagement-Methode?

DIE eine Selbstmanagementmethode existiert nicht. Wie Sie sich am besten organisieren, hängt sehr von Ihrer Persönlichkeitsstruktur und Ihrer Art zu arbeiten ab. Probieren Sie also verschiedene Methoden aus – wenn Sie nicht direkt die richtige finden, ist das kein Grund zu verzweifeln.

Es kann auch sinnvoll sein, verschiedene Techniken zu kombinieren. Nutzen Sie zum Beispiel die Eisenhower-Matrix zur Priorisierung Ihrer To Do’s und arbeiten die Aufgaben dann mit der Pomodoro-Technik ab.

Zum Abschluss ein wichtiger Rat:  Verlieren Sie sich vor lauter Arbeit nicht selbst aus den Augen! Sie können nur Höchstleistungen erbringen, wenn Sie in der richtigen Verfassung sind. Ernähren Sie sich gesund, treiben Sport, schlafen ausreichend und machen Sie – so schwer es in der Selbständigkeit fällt – auch mal Urlaub.

Sie können weder kreativ noch leistungsfähig sein kann, wenn Sie permanent 7 Tage die Woche am Anschlag arbeiten. Die hier vorgestellten Techniken können dabei helfen, eine gute Balance zu finden.