Was müssen Startups zum Thema Lohnbuchhaltung wissen?
Das Einstellen von Mitarbeitenden ist für Startups ein toller Meilenstein. Allerdings müssen sich Unternehmerinnen und Unternehmer dann auch mit dem Thema Lohnbuchhaltung beschäftigen. Damit Sie dabei auf der sicheren Seite sind, liefert Ihnen dieser Artikel die wichtigsten Basics.
Was sind die Aufgaben der Lohnbuchhaltung?
Eine korrekte Lohnbuchhaltung bedeutet mehr, als „nur“ die Löhne pünktlich auszuzahlen. Denn Versäumnisse in diesem Bereich schaden nicht nur Ihrem Ruf als Unternehmen. Es drohen zudem rechtliche Konsequenzen. Daher lohnt es sich, Ihre grundlegenden Pflichten in diesem Bereich zu kennen.
- Erstellen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Überweisen der Lohnabzüge an Sozialversicherungsträger und das Finanzamt (sowie an andere Zahlungsempfängerinnen und -empfänger, zum Beispiel für vermögenswirksame Leistungen)
- Führen der Jahreslohnkonten
- Weitergabe der Belege für die Lohnkosten an die Hauptbuchhaltung
- Pflege der Personalstammdaten
- Erstellen und Verwalten der Arbeitsverträge
- Finanzielle Abwicklung von Kündigungen und Entlassungen sowie Abmelden der Mitarbeitenden
- Jahresabschluss der Lohnkonten und Meldung an die Agentur für Arbeit
- Erfüllen gesetzlicher Meldepflichten
- Ansprechpartnerin beziehungsweise Ansprechpartner für arbeitsrechtliche, sozialversicherungsrechtliche und lohnsteuerrechtliche Fragen
Lohnbuchhaltung ist keine Tätigkeit, die „nebenher“ geschieht. Sie umfasst ein weites Aufgabenfeld und setzte voraus, dass Sie sich mit verschiedenen Gesetzen auskennen – vom Tarif- über das Mutterschutz- und Schwerbehindertengesetz bis hin zum Sozialversicherungsrecht.
Buchhaltung ist meist ein unliebsames, aber notwendiges Thema. Mit unserem Artikel geht alles etwas leichter von der Hand: Buchhaltung für Selbständige: So bringen Sie Ordnung in Ihre Finanzen.
Welche Meldepflichten müssen Sie in der Lohnbuchhaltung einhalten?
Unterlaufen Ihnen bei der Lohnbuchhaltung Versäumnisse, drohen schwerwiegende rechtliche Konsequenzen. Halten Sie sich daher in folgenden Bereichen unbedingt an die Meldepflichten:
- Datenübermittlung an Sozialversicherungsträger, zum Beispiel Renten- und Unfallversicherung
- Beitragsnachweise für die Krankenkasse
- Lohnsteueranmeldung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern
- Abmeldungen von Mitarbeitenden
Führen Sie einbehaltene Beiträge (Lohnsteuer, Krankversicherungsbeiträge) Ihrer Mitarbeitenden unbedingt fristgerecht an Krankenkassen und Finanzamt ab. Anderenfalls müssen Sie mit hohen Geldbußen oder sogar Haftstrafen rechnen. Schulden bei Krankenkassen gelten zudem als Indiz für eine Insolvenz.
Sollten Unternehmen die Lohnbuchhaltung auslagern?
Lohnbuchhaltung ist eine komplexe Materie. Viele Unternehmen lagern dieses Thema daher an ihre Steuerberatung aus. Alternativ können Sie auf Tools oder Software zurückgreifen, um sich die Lohnbuchhaltung zu erleichtern. Eine Übersicht gibt es bei der Gründerküche.
