Wie werden Sie Freelancer? Das müssen Sie beachten
Sie möchten Freelancer werden? Dann müssen Sie einige Fragen beantworten, die sich vor dem Start ins eigene Business stellen. Wir haben die wichtigsten Punkte zusammengefasst.
Die wichtigsten Punkte, die Sie bei Ihrem Start als Freiberuflerin oder Freiberufler beachten müssen, finden Sie auch in diesem Video:
Wie erstellen Sie einen Businessplan?
Ein gut strukturierter Businessplan ist das Aushängeschild Ihrer Geschäftsidee. Er erhöht die Chancen auf eine Finanzierung Ihres Unternehmens und ist Ihr ganz persönliches Businesskonzept.
Stellen Sie sich bei der Vorbereitung Ihres Businessplans folgende Fragen: Was will ich erreichen? Bis wann? Und was brauche ich dafür? Wenn Sie Zahlen, Daten und Fakten zu Ihrer Geschäftsidee sammeln, bekommen Sie ein gutes Gefühl für die Gegebenheiten Ihrer anvisierten Branche. Nehmen Sie sich dafür unbedingt mehrere Wochen Zeit und arbeiten Sie sorgfältig!
Wie Sie Ihren Businessplan im Detail aufbauen, lesen Sie hier: Businessplan erstellen: Das gehört hinein.
Wie melden Sie Ihre freiberufliche Tätigkeit an?
Neben einem zündenden Businesskonzept gilt es auch, einige gesetzliche Vorschriften zu beachten. Denn: Wer eine Tätigkeit als Freelancer aufnehmen will, muss zwar nicht zwingend ein Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden. Trotzdem können Freiberuflerinnen und Freiberufler nicht einfach loslegen. Es sind einige Anmeldeformalitäten zu beachten:
Was Sie bei der Gewerbeanmeldung beachten müssen, lesen Sie hier: Gewerbe anmelden: So geht’s richtig!
- Innerhalb von vier Wochen: Anmeldung beim Finanzamt
- Einige Freelancer müssen Mitglied in ihrer Standeskammer sein (zum Beispiel Notarinnen und Notare, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Architektur)
- Manche Freiberuflerinnen und Freiberufler (Künstlerinnen, Künstler, Publizistinnen, Publizisten) müssen sich in der Künstlersozialkasse versichern
- Freelancer, die Angestellte beschäftigen, müssen beim Arbeitsamt eine Betriebsnummer bestellen und die Angestellten bei der Krankenkasse anmelden
Für viele Freie Berufe gibt es Zulassungsvorschriften, beispielsweise Nachweise der fachlichen Kompetenz beziehungsweise Sachkunde und geordneter Vermögensverhältnisse. In der Regel müssen Freelancer diesen Nachweis bei ihrer zuständigen Standeskammer erbringen.
Für einige Berufe schreibt die entsprechende Berufskammer zudem den Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung vor. Hierzu zählen zum Beispiel die genannten Kammerberufe.
Was müssen Freelancer bei Buchhaltung und Steuern beachten?
Freelancer zahlen – wie bereits erwähnt – keine Gewerbesteuer und sie unterliegen auch nicht der Pflicht zur doppelten Buchführung. Sie sind jedoch einkommens- und umsatzsteuerpflichtig.
Einkommensteuer
Die Höhe der Einkommensteuer richtet sich nach der Höhe des Einkommens, genauer gesagt nach dem erzielten Gewinn. Das heißt, je höher der Gewinn, desto höher der Steuersatz. Freiberuflerinnen und Freiberufler bekommen vom Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. In diesem Fragebogen müssen sie unter anderem die zu erwartenden Einkünfte angeben. Auf deren Grundlage werden dann die zu zahlenden Steuern ermittelt. Wird zu viel bezahlt, bekommen Freelancer am Ende Steuern zurück, im umgekehrten Fall müssen sie nachzahlen.
Vor- und Umsatzsteuer
Als Freelancer sind Sie umsatzsteuerpflichtig, das heißt, sie schlagen auf ihre Leistungen 19 Prozent Umsatzsteuer drauf und müssen diese auch in ihren Rechnungen ausweisen. Die Umsatzsteuer führen Sie direkt an das Finanzamt ab. Die Umsatzsteuer dürfen sie mit der Vorsteuer verrechnen.
Gemäß §18 UStG müssen Unternehmerinnen und Unternehmer eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt abgeben.
Kleinunternehmerregelung
Anstatt dem Finanzamt regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung vorzulegen, können Sie unter bestimmten Voraussetzungen auf die Kleinunternehmerregelung zurückgreifen.
Einfache Buchführung
Für Freelancer gilt: Es reicht eine einfache Buchführung mithilfe einer sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus.
Was Sie beim Thema Buchführung im Detail beachten müssen, erfahren Sie im Artikel Buchhaltung: Wie bringen Selbständige Ordnung in ihre Finanzen?
Wann gelten Sie als Freelancer?
Den Status „Freelancer“ können sich Selbständige nicht aussuchen. Anhand eines Kriterienkatalogs entscheidet das Finanzamt, ob jemand freiberuflich tätig ist oder nicht. Dabei kommt es vor allem darauf an, ob Sie eine freiberufliche Tätigkeit im Sinnes des § 18 Einkommensteuergesetz (EstG) ausüben:
„Zu der freiberuflichen Tätigkeit gehören die selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit“
Weiter werden in § 18 EStG konkrete Berufe genannt, die zur freiberuflichen Tätigkeit gehören (die so genannten Katalogberufe). Beispielsweise:
- Rechtsanwältinnen und -anwälte
- Ingenieurinnen und Ingenieure
- Architektinnen und Architekten
- Steuerberaterinnen und Steuerberater
- Journalistinnen und Journalisten
- Dolmetscherinnen, Dolmetscher, Übersetzerinnen und Übersetzer
Neben den Katalogberufen werden in § 18 Abs. 1 EStG auch die katalogähnlichen Freien Berufe angesprochen. Der katalogähnliche Beruf muss dem Katalogberuf entsprechen beziehungsweise alle Merkmale eines genannten Katalogberufes nahezu vollständig enthalten. So müssen unter anderem die Ausbildungen als Voraussetzungen für die jeweilige Berufsausübung vergleichbar sein. Im Zweifel hilft der Bundesverband der Freien Berufe weiter, auf dessen Website es auch eine Auflistung der freien Berufe nach Bereichen gibt.
Ein großer Vorteil ist, dass Freelancer kein Gewerbe anmelden und keine Gewerbesteuer zahlen müssen. Doch dieser Vorteil kann Selbständigen auch zum Verhängnis werden. Denn wenn das Finanzamt Sie später (zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung) als gewerbetreibend einstuft, müssen Sie für die vergangene Zeit rückwirkend die Gewerbesteuer nachzahlen – es drohen horrende Nachzahlungen! Wer als Freelancer tätig werden will, sollte daher dringend vorher prüfen lassen, ob der Status wirklich besteht. Dabei kann eine Steuerberatung helfen, oder Sie stellen eine entsprechende verbindliche Anfrage beim Finanzamt.
Was sollten Freelancer sonst noch beachten?
Sie haben Ihre Tätigkeit ordnungsgemäß angemeldet, kennen Ihre Rechte, und auch Ihre Pflichten sind Ihnen bekannt. Dann kann ja nichts mehr schiefgehen, oder? Nicht ganz. Viele Selbständige werfen innerhalb der ersten Jahre das Handtuch. Damit Sie nicht dazu gehören, verraten wir die vier häufigsten Fehler von frischgebackenen Selbständigen und was Sie tun können, um diese zu vermeiden.
- Machen Sie sich nicht zu sehr von einer Auftraggeberin oder einem Auftraggeber abhängig. Sie setzen sich zudem einem existenziellen Risiko aus, wenn Ihnen gerade diese Kundschaft die Zusammenarbeit aufkündigt. Der Verband der Gründer und Selbständigen, kurz VGSD e.V. ist hierzu eine sehr gute Informationsquell
- Kalkulieren Sie Ihren Stundensatz und Ihre Preise und bedenken Sie dabei sämtliche Kosten, die in Ihrem Alltag anfallen.
- Schätzen Sie Ihre Buchhaltungsfähigkeiten realistisch ein.
- Das Erstellen eines Jahresabschlusses und die richtige Rechnungslegung erfordern große Sorgfalt. Geben Sie diese wichtige Aufgabe also im Zweifelsfall lieber in fachkundige Hände.
- Kennen Sie das Risikopotenzial Ihrer Homepage
Wozu sind Sie bei unzufriedener Kundschaft verpflichtet?
Unzufriedene Kundschaft ist nicht nur unangenehm, sondern kann für Sie auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. In so einer Situation ist es wichtig zu wissen, zu welchen Maßnahmen Sie verpflichtet sind.
Machen Sie sich zuallererst klar, ob Sie einen Werk- oder einen Dienstvertrag geschlossen haben. Unser Artikel Vertragsarten: Werkvertrag oder Dienstvertrag, wo liegt der Unterschied? hilft Ihnen, diese Frage zu beantworten. Um auf Ansprüche Ihrer Kundin oder Ihres Kunden richtig zu reagieren, empfehlen wir die Lektüre unseres Artikels Fehler und Pannen im Projekt: Das müssen Freelancer wirklich leisten.
Wie sollten Sie sich und Ihr Business versichern?
Die Selbständigkeit hält einige Fallstricke bereit, die Sie die Existenz kosten können, wenn Sie nicht schon im Vorfeld Maßnahmen ergreifen. Bereits bevor Sie mit ihrer freiberuflichen Tätigkeit durchstarten, sollten Sie sich daher Gedanken über Ihre eigene Absicherung und die Ihres Business machen. Denn hierbei existieren einige Wahlmöglichkeiten und Sie müssen sich selbst um den Schutz Ihres Unternehmens kümmern.
Im Artikel Versicherungen für Selbständige: Sichern Sie Ihre Risiken ab! erfahren Sie, welchen Versicherungsschutz Sie benötigen.
Wenn Sie wissen wollen, ob Sie eine Berufshaftpflichtversicherung benötigen, hilft Ihnen unser Artikel Berufshaftpflichtversicherung: Wer braucht eine und wer nicht? weiter.
Die Berufshaftpflichtversicherungen über exali ist an Ihrer Seite und übernimmt bei berechtigten Ansprüchen Dritter die Kosten, die Sie ansonsten aus eigener Tasche begleichen müssten. Die Berufshaftpflichtversicherungen über exali gibt es individuell auf Ihre Tätigkeit zugeschnitten und wir sind jederzeit persönlich für Sie da – ohne Tonbandansage und Warteschleife.
Vivien Gebhardt ist Onlineredakteurin bei exali. Hier erstellt sie Content zu Themen, die Selbständigen, Freiberuflern und Unternehmern unter den Nägeln brennen. Ihre Spezialgebiete sind Risiken im E-Commerce, Rechtsthemen und Schadenfälle, die bei exali versicherten Freelancern passiert sind.
